All advantages in calculating
your transport costs
- Save time
- Reduce costs
- Optimise your logistics operation
Complete the form below to start the quick scan immediately.
Transport costs are influenced by several factors, such as distance, modality (road, sea or air), the weight and volume of the cargo and any specific requirements such as temperature, transit time, emissions, etc. In addition, hidden costs such as tolls, fuel surcharges and insurance play an important role in the final price. These variables make it difficult to compare transport costs easily, as the cost can vary greatly depending on the specific situation and conditions. A good understanding of these aspects is crucial to optimise costs and avoid unnecessary expenses.
Calculating transport costs usually starts with determining the mode of transport and type of cargo. Complex matrices are often used in which factors such as load metres and cubic metres are converted into rates. This regularly involves fine print and additional surcharges, making transparency difficult. A good understanding of calculation methods and differences between quotes is essential for a fair price comparison. Requesting and analysing rates for specific shipments is therefore time-consuming. In companies with thousands of shipments, Tendering & Transport Management Software is therefore almost indispensable to efficiently support both the procurement process and operational handling.
Transport costs can vary greatly by carrier due to differences in routes, network coverage and cost structures. For example, some carriers offer bulk pricing or specific discounts based on volume, frequency or long-term partnerships. In addition, variables such as service quality, delivery times and special facilities (e.g. cold storage or tracking capabilities) play an important role in pricing. Geographical factors, such as local market competition or specific expertise in certain regions, can also influence rates. This makes it important to look not only at price, but also at the added value and reliability a transporter can offer, so that costs match your company’s logistics needs.
A tender is a procurement process where companies tender transport services to select the most cost-effective and suitable provider. This process allows companies to compare offers and negotiate better rates, which can lead to significant savings. By using a tender process, companies not only gain insight into market prices, but can also find partners that better fit their specific needs, such as specialised services, improved delivery reliability or sustainability objectives. Moreover, a well-executed tender process offers the opportunity to build long-term collaborations, optimise contractual terms and gain transparency into the cost structure of providers, improving the overall efficiency of the logistics operation.
Yes, there is specialised transport procurement software that allows companies to accurately calculate and manage transport costs. This software takes into account factors such as routes, volume and specific delivery requirements, and provides insight into the cost structure of different providers. It also helps identify cost-saving opportunities and translates transport quotes into different scenarios based on your profile. While this software is essential for efficiency and data-driven decision-making, it is important to stress that the success of a tender does not depend on the software. Personal contacts, understanding the market and carefully knowing and managing the tender process play a crucial role in achieving the best results.
Groupage, LTL and FTL specialists affect your transport costs. LTL specialists are ideal for smaller shipments up to a full truck load, but for larger LTL shipments, FTL specialists can sometimes already offer better rates and faster service. Choosing the right specialist based on the size and urgency of your shipments helps optimise costs. Therefore, when procuring transport services, you should pay close attention to which specialists best fit your shipment profile so that you can maximise both costs and service. A TMS (Transport Management System) can help with this by optimally allocating shipments and assigning the right carriers. By choosing the right party for the right shipment, an organisation saves costs.
Calculating transport costs can be complex due to the many variables that affect costs, such as fluctuations in fuel prices, tolls, taxes and extra services (e.g. warehousing, special handling). In addition, different routes, seasonal demand and different regulations per country can further affect costs. Therefore, without the right tools or knowledge, accurate costing can be difficult.
Do it yourself with support from our helpdesk or get completely unburdened with our Control Tower Service.
We are happy to help you set up your environment. After extensive training, our customers can get started right away and we are of course available for support. Our customers can easily update quotes, track diesel surcharges, create additional reports, check invoices, and so on themselves. If you prefer to be relieved of one or more aspects of transport management, take a look at our Control Tower Service.
Call or e-mail us directly, our advisers are always at your service.
Meer kennis opdoen op gebied van optimaliseren of managen van transport? In onze transport wegwijzer vertellen we je meer!
Reactie binnen één werkdag
Wij onderscheiden ons met marktkennis en ervaring in combinatie met onze software tools.
Onze aanpak is vooral concreet en pragmatisch.
Wij onderscheiden ons met marktkennis en ervaring in combinatie met onze software tools. Onze aanpak is vooral concreet en pragmatisch. Wij komen graag in gesprek met u over uw uitdagingen en lichten vrijblijvend toe hoe wij u met onze data gestuurde analyses en/of software applicaties kunnen ondersteunen.
Om je snel van dienst te kunnen zijn, hebben we een lijst met veelgestelde vragen samengesteld. Hier vind je beknopte antwoorden op de meest voorkomende vragen. Mocht je nog meer informatie nodig hebben, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.
Ons transportmanagementsysteem is veelzijdig en geschikt voor zowel kleine MKB-bedrijven als grote multinationals. In het algemeen worden er twee verschillende typen transportmanagementsystemen onderscheiden: één voor vervoerders en één voor verladers. Alpha-TMS is specifiek ontworpen voor verladers, waardoor het ideaal is voor bedrijven die hun transport voornamelijk uitbesteden. De laagdrempeligheid en toegankelijkheid van alpha-TMS maken het mogelijk voor bedrijven met slechts 100 zendingen per jaar om van de voordelen van het systeem te profiteren. Tegelijkertijd is alpha-TMS ook geschikt voor bedrijven met meerdere fabrieken en/of magazijnen verspreid over Europa, waardoor het schaalbaar is voor grotere ondernemingen.
Alpha-TMS biedt verladers de mogelijkheid om hun volledige transportoperatie te beheren via één geïntegreerd platform. Binnen ons transportmanagementsysteem zijn verschillende modules beschikbaar, maar de kern is dat verladers hun afgesproken transporttarieven in alpha-TMS kunnen invoeren en van daaruit orders kunnen plaatsen en beheren. Daarnaast ondersteunt het systeem losse- of projectaanvragen, het plannen van laaddocks, en het beheer van emballage. Via een overzichtelijk dashboard hebben gebruikers inzicht in openstaande acties, prestaties, uitgaven en het besparingspotentieel. Met onze transportmanagementsoftware stellen we onze klanten in staat om hun eigen Control Tower te zijn, waardoor ze volledige grip hebben op hun logistieke processen en efficiëntie kunnen optimaliseren.
Alpha-TMS is ontworpen om zowel zonder als met API/EDI-connecties te werken. Zonder API/EDI-connectie zijn bedrijven binnen enkele dagen operationeel, waardoor ze afscheid kunnen nemen van spreadsheets, supplier portals en e-mails. In deze configuratie moeten orders handmatig worden ingevoerd, vergelijkbaar met de werkwijze die veel verladers hanteren bij één of meerdere transporteurs. Aan de andere kant kan Alpha-TMS ook naadloos worden gekoppeld aan het ERP/WMS van onze klanten via onze klantordermodule. Het voordeel hiervan is dat er geen handmatige orderinvoer nodig is. Bovendien kan Alpha-TMS via de klantordermodule ingeladen orders analyseren en combinaties voorstellen. Dit leidt tot aanvullende kostenbesparingen en verbetering van de CO2-uitstoot voor onze klanten. Deze flexibiliteit stelt onze klanten in staat om de mate van automatisering te kiezen die het beste past bij hun behoeften en operationele processen.
Ja, onze klanten hebben de vrijheid om zelf te kiezen met welke vervoerders ze op het platform willen samenwerken. Vervoerders krijgen standaard een gratis account, waarmee ze orders kunnen ontvangen, wijzigingen kunnen voorstellen, extra kosten kunnen aanvragen (zoals wachturen), documenten kunnen uploaden, enzovoort. Bovendien bieden wij vervoerders een gratis API-service aan, waarmee ze naadloos met ons TMS kunnen worden gekoppeld. Deze benadering zorgt ervoor dat u volledige transparantie hebt in uw transportoperatie, zonder verborgen kosten. U hebt controle over uw keuze van vervoerders en kunt profiteren van de gratis services die wij aanbieden om een soepele samenwerking te waarborgen.
Onze niet-geïntegreerde versie, zonder koppeling met uw eigen ERP/WMS, kan vaak binnen enkele dagen operationeel zijn. Wij ondersteunen u bij het invoeren van vrachttarieven, trainen uw team en zorgen ervoor dat vervoerders ook op de hoogte zijn van wat er gaat veranderen. Als een vervoerder een API-verbinding wil, kunnen we dit doorgaans binnen enkele dagen regelen. Met andere woorden, uw TMS kan binnen enkele dagen operationeel zijn. Als u liever direct wilt starten met een koppeling naar uw eigen ERP/WMS, bijvoorbeeld vanwege een groot volume aan orders, kan dit doorgaans enkele weken tot maanden duren. De doorlooptijd is voornamelijk afhankelijk van de gekozen setup, maar vaak nog belangrijker, de snelheid van uw eigen IT-team. We werken nauw met uw team samen om ervoor te zorgen dat de integratie soepel verloopt en uw TMS snel operationeel is volgens uw specifieke behoeften.
Ons transport management software geeft direct inzicht in welke transportopties u heeft voor een zending. Uw volledige transport aansturen vanuit één omgeving voelt dus alsof u met één logistiek dienstverlener werkt. Omdat logistiek dienstverleners vaak allerlei verschillende specialismes hebben, is het vanuit kostenperspectief gezien vaak logisch om meerdere logistiek partners te werken. Het inzicht in tarieven stelt u in staat om de ieder keer weer in staat de juiste zending met de juiste vervoerder weg te sturen. Soms kunt u met uw bestaande partners 10-20% aan kosten besparing, simpelweg om ze anders en optimaal in te zetten. Maar ook de gestandaardiseerde data die uit het TMS komt is cruciaal om te analyseren en verder te optimaliseren. Daarnaast kan er gebruik gemaakt worden van een spotmarkt om bijvoorbeeld spoed zendingen direct en eenvoudig aan te vragen en te boeken.
Alpha-TMS is ontwikkeld om zowel voor het MKB als voor multinationals geschikt te zijn, met de flexibiliteit om het TMS zowel met als zonder systeemintegratie te gebruiken. Zonder integratie kunt u binnen enkele dagen van start gaan, dankzij de gebruiksvriendelijke opzet van alpha-TMS. Het platform ondervindt geen hinder van “legacy” effecten, aangezien het een relatief nieuw systeem is. Hierdoor kunnen we de applicatie snel op maat aanpassen indien nodig. Wat betreft prijsstelling zijn we de meest kosteneffectieve keuze op de markt. We bieden niet alleen concurrerende tarieven, maar ook een prijsgarantie. Mocht een andere aanbieder dezelfde functionaliteiten tegen een lagere prijs aanbieden, dan zullen wij onze prijzen aanpassen om de beste waarde te blijven bieden.
Onze flexibele aanpak in het TMS stelt u in staat om specifieke modules en zelfs bepaalde functies binnen die modules naar wens in- of uit te schakelen. Deze mogelijkheid houdt niet alleen de applicatie eenvoudig in gebruik voor klanten die niet alle functionaliteit nodig hebben, maar stelt ons ook in staat om onze prijzen af te stemmen op de vereiste modules. U betaalt dus alleen voor wat u daadwerkelijk nodig heeft, waardoor u volledige controle heeft over uw kosten en de functionaliteit van het systeem kunt aanpassen aan uw specifieke behoeften.
Natuurlijk, binnen alpha-TMS heeft u de mogelijkheid om tarieven in te voeren voor meerdere locaties verspreid over Europa. Elke gebruiker kan zijn persoonlijke filters instellen om specifieke tarieven of orders te bekijken. Het systeem werkt met factuuradressen, waarbij bij elke order of aanvraag het relevante factuuradres wordt opgegeven. Hierdoor wordt een gestroomlijnde en gepersonaliseerde ervaring mogelijk gemaakt voor gebruikers in verschillende locaties met verschillende behoeften, en weet de vervoerder altijd waar de factuur heen moet of wie er gecontacteerd moet worden.
Tijdens de gratis proefperiode wordt alpha-TMS volledig functioneel ingezet. Het meest ideaal is om de proef op een klein deel van de business uit te voeren. Na ongeveer 2-3 maanden krijgt u een nauwkeurig inzicht in hoe alpha-TMS werkt, wat de toegevoegde waarde en besparingen zijn, en welke eventuele aanpassingen (op maat) nodig zijn. Het is pas na deze proefperiode, indien gewenst, dat we een licentieovereenkomst ondertekenen. De proefperiode op ons TMS is volledig gratis en geheel vrijblijvend.
De kosten voor het gebruik van alpha-TMS zijn gedeeltelijk afhankelijk van het order volume. Deze kosten worden beïnvloed door servercapaciteit en het aantal verzonden e-mails. In tegenstelling tot veel andere aanbieders, rekenen wij geen prijs per order, maar hanteren we een prijs per orderrange. Bij het overschrijden of niet bereiken van de orderrange na afloop van de jaarlicentie ontvang je respectievelijk een debet- of creditnota. Onze eerste orderrange is geprijsd op slechts 500 euro per jaar.
Copyright @2025 Transsinovate – All rights reserved
