Große multinationale Unternehmen können es angesichts ihrer hohen Frachtbudgets oft rechtfertigen, spezialisierte Frachteinkäufer oder -manager zu beschäftigen. Mit den richtigen Softwareanwendungen sind sie in der Lage, Fracht effektiv einzukaufen und zu verwalten. In Unternehmen, in denen dies nicht der Fall ist, fällt die Verantwortung für die Frachtbeschaffung häufig in die Zuständigkeit des Logistikmanagers oder eines allgemeinen Einkäufers. Gerade dann sehen wir oft suboptimale Beschaffungsprozesse, die zu unnötig hohen Frachtkosten führen. Wir beschreiben einige der Probleme.
Zeit
Für viele Unternehmen ist der Einkauf und die Verwaltung von Gütern kein Vollzeitjob. Normalerweise steht alle paar Jahre ein Beschaffungsprojekt, auch Ausschreibung genannt, auf der Tagesordnung. Dann wird es zu einer zusätzlichen Aufgabe, und für den Logistik-/Beschaffungsmanager kann es eine entmutigende Aufgabe sein, es in seinen vollen Terminkalender einzupassen. Bestimmte Phasen eines Beschaffungsprozesses erfordern viel Zeit, während es in anderen Phasen wenig oder gar nichts zu tun gibt. Die Variabilität des Zeitaufwands kann daher ein Grund sein, einen Experten mit der Bewältigung der Spitzenzeiten zu beauftragen. Beachten Sie, dass dieser für die Dauer des Projekts (oft mehrere Monate) auf der Grundlage flexibler Arbeitszeiten zur Verfügung stehen sollte, und es sollten klare Vereinbarungen über den Zeitaufwand getroffen werden.
Prozesswissen
Da die Beschaffung von Fracht nur sehr sporadisch erfolgt, ist es logisch, dass wenig bis gar keine Prozesskenntnisse und -erfahrungen entwickelt werden. Während des Frachtbeschaffungsprozesses müssen viele strategische Entscheidungen getroffen werden, die dann in vollständige, aber prägnante Ausschreibungsunterlagen umgesetzt werden müssen. Falsche Entscheidungen und eine unzureichende oder zu vollständige Dokumentation wirken sich direkt auf die Qualität, den Preis und damit auf die Beschaffungsergebnisse aus. Außerdem kann dies dazu führen, dass die eingegangenen Angebote schwer vergleichbar sind, was oft zu erheblichen Verzögerungen führt. Ein Spezialist weiß genau, wie die Dinge funktionieren, und sorgt dafür, dass der Prozess schnell und effektiv abläuft, ohne dass es hinterher zu Überraschungen kommt.
Marktkenntnisse
Im Jahr 2021 gab es in den Niederlanden 14.805 Unternehmen mit einer Lizenz für den gewerblichen Güterkraftverkehr. In der Europäischen Union gibt es mehr als 600.000 (genaue Zahlen für 2021 nicht bekannt), alle mit unterschiedlichen Netzen, Dienstleistungen, Materialien, Personen und Tarifen. Es ist natürlich unmöglich, sie alle zu kennen. Aber Fachleute, die täglich Fracht einkaufen, sehen viele Logistikdienstleister, im Gegensatz zu "Gelegenheits"-Käufern. Daher können Fachleute auf der Grundlage von Daten und Erfahrungen aus früheren Projekten die am besten geeigneten Anbieter auswählen, die die Anforderungen einer Ausschreibung erfüllen. Dieses Wissen gewährleistet ein effizientes Verfahren mit einer begrenzten Anzahl geeigneter Anbieter. Das spart Zeit, stellt sicher, dass alle Anbieter eine gute Chance haben, und führt oft zum günstigsten Marktpreis für die gewünschte Dienstleistung.
Software
Für den Einkauf von Straßenfracht benötigen Einkäufer eine gute Software. Sie muss in der Lage sein, komplexe Tariftabellen mit unterschiedlichen Zuschlägen, Lademeter- und Volumenschlüsseln für ein Sendungsprofil in Kosten zu übersetzen. So kann sich der Einkäufer ein gutes Bild davon machen, wo welche(r) Dienstleister am besten eingesetzt werden kann und welche Kostenvorteile der Einsatz einer zunehmenden Zahl von Dienstleistern hat. Darüber hinaus sollte die Software in der Lage sein, genaue Rückmeldungen zu generieren, die die beteiligten Dienstleister nutzen können, um ihre Angebote in der nächsten Ausschreibungsrunde zu verfeinern. Häufig verwenden Einkäufer "Standard"-Excel-Vorlagen zum Ausfüllen, um den Prozess ohne Hilfsmittel zu vereinfachen. Auch verschiedene Ausschreibungssoftwarepakete arbeiten mit einer digitalen Vorlage. Wir erklären, warum dies "tödlich" ist und fast immer zu höheren Kosten führt hier.
Zusammenfassend
Für eine effektive Ausschreibung im Straßengüterverkehr benötigen Einkäufer daher ausreichend Zeit/Kapazität, Prozesswissen, Marktkenntnisse und spezifische Software. Wenn einer dieser Aspekte fehlt, kann es ratsam sein, externe Unterstützung durch einen Experten mit der richtigen Software zu suchen. Wenn Sie erwägen, einen Interimsfrachteinkäufer oder eine Interimsfrachtausschreibung zu beauftragen, ...
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