Transportbeschaffung ist eine komplexe Angelegenheit, wenn man sie richtig machen will! Es gibt viele Fallstricke, und in diesem Blog erfahren Sie, wie leicht sich Logistikeinkäufer mit ihrer Entscheidung, eine vorgeschriebene Frachttabellenvorlage zu verwenden, selbst ins Bein schießen. Leider sind Frachttabellen im Transportwesen aufgrund ihrer enormen Größe oft nicht transparent. Lademeter und Kubikmeter werden mit unterschiedlichen Umrechnungsfaktoren pro Anbieter in Kilogramm umgerechnet. Auch die Gewichtsklassen und Postleitzahlenbereiche unterscheiden sich je nach Dienstleister 99% der Fälle. Um richtig zu beschaffen und damit Raten in Kosten umzurechnen, müssen Einkäufer die komplexen Tabellen mit einem repräsentativen Versandprofil abgleichen.
Sie erhalten für jede Versand-/Länderkombination eine andere Tabelle. Bei einer einfachen Ausschreibung/RFP erhalten Sie leicht Dutzende bis Hunderte von verschiedenen Tabellen zum Vergleich. Ganz zu schweigen von den verschiedenen (Treibstoff-)Zuschlägen, die sich ebenfalls auf die in den Tabellen angegebenen Preise auswirken. Selbst für den Excel-erfahrensten Wirtschaftsanalytiker ist die Durchführung einer korrekten und vollständigen Analyse ohne geeignete Hilfsmittel nicht möglich (oder zumindest äußerst zeitaufwändig und mühsam).
Die "Lösung", auf die viele Einkäufer bei diesem komplexen Problem zurückgreifen (und das tun auch die meisten Online-Ausschreibungsplattformen und -tools), ist die Erstellung einer Festpreisvorlage! Dadurch wird ein Teil der Komplexität reduziert, weil die von den Dienstleistern erhaltenen Tabellen ähnlich und viel einfacher zu vergleichen sind. Ich erkläre Ihnen, warum ich diese Vorlage gerne "The Killing Template" nenne. Ja, diese Vorlage wird dem Käufer viel Zeit ersparen und/oder es ihm ermöglichen, überhaupt einen Vergleich anzustellen. Aber am Ende kann dies leicht zu zweistelligen Prozentsätzen bei den jährlichen Transportausgaben führen. Wir werden dies anhand eines einfachen, aber repräsentativen Beispiels veranschaulichen:
In diesem Beispiel gibt unser Einkäufer die unten sichtbare Tariftabellenvorlage vor und fordert ein Angebot von zwei verschiedenen Dienstleistern an, die diese Vorlage verwenden. Nehmen wir an, wir konzentrieren uns auf 40 Sendungen bis zu einem (berechneten) Gewicht von 500 kg. Der Einfachheit halber hat die Tabelle nur eine Postleitzahl (Zone), die Gewichte sind bis 500 kg und es werden keine Zuschläge erhoben. Wie gesagt, normalerweise sind diese Tabellen viel größer und komplexer.
Der Käufer erhält von den Dienstleistern die beiden folgenden Angebote, die als ihr bestes und letztes Angebot" gelten.
Der Einkäufer steht nun vor der Herausforderung, diese Preise in tatsächliche Kosten (Ausgaben) umzurechnen, um einen Preisvergleich vornehmen zu können. Dazu werden die Preise für die 40 Sendungen in den Tariftabellen unter Berücksichtigung ihrer Häufigkeit (der Einfachheit halber 8 Sendungen in jeder Gruppe) ermittelt und die Gesamtkosten addiert.
Die obige Analyse zeigt deutlich, dass Dienstleister A mit Gesamtkosten von 5 792 € das beste Angebot für das Sendungsprofil des Käufers hat, wenn man nur den Preis zugrunde legt (ohne Berücksichtigung von Qualitätsaspekten oder Durchlaufzeiten). Die Abwicklung derselben Sendungen mit Dienstleister B ist um 384 € teurer (etwa 6%). Daraufhin legt der Einkäufer der Geschäftsleitung diese schönen Zahlen vor, und diese entscheidet sich für Dienstleister A (unter der Annahme, dass die angebotene Qualität die gleiche ist). "Mission erfüllt" für den Einkäufer, der froh ist, dass das schwierige Ausschreibungsprojekt für die nächsten Jahre von seiner Agenda gestrichen ist.
Aber was wäre, wenn der Käufer Zugang zu den richtigen Werkzeugen gehabt hätte und es keine Notwendigkeit gegeben hätte, eine Vorlage vorzuschreiben? In der Praxis sehen wir, dass eine große Vielfalt an Skalen angeboten wird, oder Alternativen wie ein Satz pro KG oder ein Satz pro 100 kg. Nehmen wir an, dass in unserem Beispiel Dienstleister A in der Regel in genau demselben Format (Gewichtsklassen) anbietet, Dienstleister B aber sein eigenes Format mit einer detaillierteren Skala in seinen Gewichtsklassen hat. Mit der Möglichkeit, ein Angebot im eigenen Format abzugeben, bleibt das Angebot von Dienstleister A gleich, während sich das Angebot von Dienstleister B wie unten dargestellt ändert:
Wenn wir das ursprüngliche Angebot von Dienstleister B mit seinem neuen Angebot vergleichen, sehen wir genau dieselben Gewichtsklassen und Preise. Unserer Erfahrung nach verbringen die Dienstleister viel Zeit damit, ihr eigenes Format in das vorgeschriebene Format umzuwandeln, oft mit einigen Fehlern. Wenn wir nun die Analyse der beiden Angebote wiederholen, wird sofort klar, warum eine Ausschreibung mit einer vorgeschriebenen Tabelle "tödlich" ist!
Da sich die Tabelle von Dienstleister A nicht geändert hat, ergeben sich natürlich genau dieselben berechneten Kosten (5.792 €). Die für Dienstleister B berechneten Kosten änderten sich jedoch aufgrund des detaillierteren Formats auf 5 620 €. Plötzlich stellt sich heraus, dass Dienstleister B im Vergleich zu Dienstleister A tatsächlich 3% billiger statt 6% teurer ist.
Dieses einfache Beispiel zeigt, wie die Verwendung einer vorgeschriebenen Tarifvorlage "tödlich" ist! Das ursprüngliche Angebot von Anbieter B (in der vorgeschriebenen Vorlage) erwies sich als fast 10% teurer im Vergleich zum Angebot in seinem eigenen Format. Dies führt zu einer suboptimalen Analyse und einer falschen Entscheidungsfindung durch den Einkäufer/das Management. Die Vorgabe einer Angebotsvorlage hindert Dienstleister daran, die Stärken ihres Unternehmens genau herauszustellen.
Dies ist nicht nur eine theoretische Geschichte. Bei jedem Projekt, bei dem wir unsere Kunden unterstützen, sehen wir die Unterschiede in den Angeboten in Bezug auf Typen und/oder Waagen. In diesem Beispiel haben wir nur Gewichtszonen hervorgehoben, aber manchmal sind auch Postleitzahlenzonen vorgeschrieben, in denen man die regionalen Vorteile von lokal starken Dienstleistern herausfiltern kann.
Fazit: Das Anfordern von Frachtraten in "festen Vorlagen" führt oft zu prozentual höheren Frachtausgaben und ist daher "tödlich"! Außerdem verursacht dieser Ansatz einen unnötigen Aufwand für die Dienstleister, ihre Angebote anzupassen, und ist fehleranfällig.
Letztlich: Für einen schönen Haarschnitt geht man zum Friseur und für die Buchhaltung nimmt man ebenfalls einen Spezialisten. Der Grund? Diese Fachleute machen das ständig, mit viel Erfahrung und dem richtigen Handwerkszeug, so dass sie bessere Ergebnisse und schneller liefern, als Sie es selbst tun können. Für die Beschaffung von Transportmitteln gilt das Gleiche. Beauftragen Sie einen Experten mit der richtigen Analysesoftware, oder schaffen Sie sich selbst eine solche Software an. Die Investition wird sich durch die Zeitersparnis schnell auszahlen, und Sie können fundiertere Entscheidungen über die Auswahl der richtigen Dienstleister für Ihre Transporte treffen, die Ihnen ihre Stärken in aller Freiheit anbieten können.
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