Transinnovate heeft door de jaren heen een grote diversiteit aan verladers ondersteund bij het inkopen, organiseren en optimaliseren van transport. Wij zijn in veel sectoren actief geweest, van metaal tot chemie tot farmaceutische tot levensmiddelen. Ook hebben we bedrijven ondersteund van MKBs met 100K € transportkosten tot multinationals die vele miljoenen aan transportkosten hebben. Daarbij valt ons op dat grote bedrijven en kleine bedrijven genoeg van elkaar zouden kunnen leren. In dit blog presenteren we een aantal tips en delen we graag onze kennis en ervaring.
Eisenpakket
Legt u bij uw eerste date meteen na het uitspreken van uw naam de huwelijkse voorwaarden op tafel, inclusief KPI’s en een exit strategie als het niet blijkt te werken? Grote kans dat uw (droom)partner het direct voor gezien houdt. Toch zien wij bij grote bedrijven met uitgebreide processen vaak een dergelijke aanpak: hele dikke tenderdocumenten die worden uitgestuurd met een RFP/RFQ. Deze bevatten vaak veel juridische clausules en soms de kleinste details. Dit kan veel (geschikte) transporteurs en logistieke dienstverleners al afschrikken. Natuurlijk is een goed contract belangrijk, maar dat kan ook iets later in het proces als er een eerste klik is.
Omgekeerd: gaat u trouwen zonder even goed afgetast te hebben of u wel bij elkaar past en wat spelregels te bepalen? Bij MKBs aan is er soms nauwelijks sprake van een goed tenderdocument maar worden gewoon tarieven opgevraagd, en gaat men aan de slag op basis van vertrouwen. Door “te weinig” te vragen of dit niet formeel vast te leggen in een compliance lijst kan er onduidelijkheid ontstaan in de operatie en over zaken zoals bijvoorbeeld (brandstof)toeslagen. Zo zien we vaak dat stijgende brandstofprijzen wel worden doorberekend, maar dalende niet.
Onze tip: vraag wat je echt nodig hebt om een vervoerder te vinden die bij je past, niet meer en niet minder. De essentie kan vaak al binnen 10 pagina’s. Kleine verladers kunnen zo duidelijkheid scheppen en vastleggen wat belangrijk is. Grote verladers voorkomen dat ze potentieel interessante transporteurs afschrikken door dikke documenten over de schutting te gooien, waardoor deze het gevoel krijgen dat ze ‘een nummer’ zijn. Dat brengt ons direct op het volgende punt, de relatie!
Relatie en frequentie
Wat is nog erger dan bij een date de huwelijkse voorwaarden op tafel te leggen? Deze van tevoren eerst per post toesturen, en ook nog de indruk geven dat u tientallen partners heeft aangeschreven! Kostenreductie staat bij multinationals bijna continu op de agenda. Dit leidt tot frequente tenders waarbij heel veel partijen worden uitgenodigd en dan ook nog naar het info@ adres zonder aankondiging of enige vorm van persoonlijk contact. Partijen worden snel gewisseld voor kleine kostenvoordelen, waardoor het woord “tender” een negatieve bijsmaak heeft gekregen. Vervolgens wordt er geklaagd dat er zo weinig offertes binnenkomen, of dat er in de operatie zendingen niet worden opgehaald. Meerkosten die elders in de operatie ontstaan of die leiden tot ontevreden klanten door verkeerde logistieke partners worden vaak niet herleid tot de bron omdat ze onder verschillende afdelingen vallen.
MKBs daarentegen hechten vaak veel belang aan relatie en werken soms al decennia met dezelfde transporteur. Prachtig natuurlijk, als het werkt en als het blijft passen. Het blijft echter wel een zakelijke transactie. De verlader verandert, de vervoerder verandert, de markt verandert. Als er al een benchmark wordt uitgevoerd is dit vaak zonder gedegen marktkennis van passende logistieke dienstverleners en meestal bij slechts enkele partijen. Hierdoor ontstaat snel het beeld ‘dat het wel goed zit’ terwijl dat lang niet altijd zo is. Ook kan een sterke afhankelijkheid van één huisvervoerder tot een grote afhankelijkheid leiden.
Onze tips: Het doel van een inkooptraject is niet per definitie switchen en per definitie voor (transport)prijs kiezen. Een inkooptraject moet mikken op een goede en structurele relatie met een beperkt aantal (maar liefst meer dan één) vervoerders. Deze moeten passen bij je zendingprofiel, servicegraad en marktsituatie van ‘heden’. Multinationals kunnen beter wat meer energie steken in een goede selectie wie aan te schrijven bij een tender en deze partijen daar ook op voorbereiden door persoonlijk contact. Ze ontvangen dan meer en beter passende offertes. Kleine bedrijven doen er goed aan om hun bestaande relaties periodiek te vergelijken met relevante marktpartijen. Eventueel kunnen ze gebruikmaken van specialisten op transportinkoop als ze zelf de marktkennis niet hebben.
Marktkennis en Data
Grote en kleine verladers hebben ook zaken gemeen. Ze doen er beiden goed aan om hun marktkennis op peil te houden, vooral in de periode tussen tenders. Net als in de rest van de supply chain begint goed transport organiseren met continue aandacht voor wat je nodig hebt, en wie dat kan leveren tegen een marktconforme prijs.
Hierbij valt ons op dat zowel multinationals als MKBs vaak niet snel kunnen beschikken over goede data. Of deze is er nauwelijks (MKBs, die vaak alleen de facturen van vervoerders hebben) of deze is verspreid over vele vestigingen en systemen (multinationals). Goed inkopen begint, naast kwaliteit, met een goed inzicht in het zendingprofiel en huidige kostenstructuur. Waar heeft het bijvoorbeeld zin om land/regio specialisten uit te nodigen, of volumespecialisten (pakket, groupage, deelladingen en FTL/FCL)?
Een Transport Management Systeem kan helpen bij het krijgen van goede data, en meer. Er zijn tegenwoordig laagdrempelige opties voor alle soorten bedrijven waarmee met een druk op de knop alle data beschikbaar is. Daarnaast is het belangrijk dat een TMS specifieke transportfuncties heeft die vaak ontbreken in standaard ERP pakketten zoals bijvoorbeeld het consolideren van zendingen, managen van toeslagen, factuurcontrole, spottarieven aanvragen, dock scheduling, printen van labels, etc.
Discussieer mee!
Wilt u hier mee over weten? Heeft u er zelf een mening over en wilt u met ons sparren? Wij staan graag open voor contact om ontwikkelingen in de logistieke sector te bespreken.
