Elke verlader, producent of handelaar wil logistieke dienstverleners die diensten aanbieden die naadloos aansluiten bij de eigen operatie en klantverwachtingen qua service, maar niet meer kosten betalen dan nodig. Transport grijpt immers direct in op de tevredenheid van uw klanten en op uw marge; en daarmee op de continuïteit van uw onderneming. Het optimaliseren hiervan begint al bij de inkoop. De oplossing hiervoor is transport tendering.
Transport inkopen is een complexe en tijdrovende aangelegenheid. Elke modaliteit heeft zijn eigen uitdagingen. Omdat transport inkopen geen dagelijks proces is, wordt bij veel bedrijven relatief weinig proces- en marktkennis opgedaan. Daarbij is vaak geen transport tender software beschikbaar om goed inzicht te krijgen. Nu zijn deze elementen juist cruciaal om effectief transport in te kunnen kopen.
Transport is essentieel voor klanttevredenheid, moet naadloos aansluiten bij de bedrijfsvoering en transportkosten snijden direct in op marge. Ons inkoopproces is er op gericht om kwaliteit, service en kosten te optimaliseren. We bepalen samen eerst wat echt nodig is. Goede data, bijvoorbeeld uit uw eigen TMS helpt hierbij.
Daarnaast gebruiken wij input van logistiek, sales, productie, magazijn, de financiële afdeling en klantenservice. Vervolgens helpen we met selecteren van transporteurs. Uiteraard de huidige partners, maar ook partijen waarvan wij weten dat het netwerk en de aangeboden service perfect aansluiten. Wij zijn hierin geheel onafhankelijk. Wij hebben geen (provisie) afspraken met transporteurs en selecteren de beste potentiële partners voor u.
Een goede selectie zorgt voor een hoge responsgraad en markt competitieve offertes. Met onze inkoopsoftware analyseren we de offertes en presenteren we beslisinformatie. Onze software geeft ook gedetailleerde feedback aan participerende transporteurs. Tot slot adviseren welke mix van transporteurs leidt tot een goede dekking van je zending profiel met voldoende flexibiliteit en robuustheid. Waar nodig helpen we met het opstellen van SLA’s en contracten.
Door de vele tenders die wij jaarlijks doen en onze TMS krijgen wij inzicht in de markt en tarieven. Vanuit een volledig onafhankelijke positie kunnen als export onze klanten koppelen aan de voor hen beste transporteurs.
Een goed proces zorgt voor transparante en homogene offertes waardoor een accurate vergelijking kan worden gemaakt op zowel kosten maar ook op alle belangrijke kwalitatieve aspecten. Het zorgt voor een vaste en snelle doorlooptijd.
Goed gereedschap is het halve werk, dit geldt ook bij transport inkopen. De manier waarop transporttarieven worden aangeboden, met verschillende staffels en toeslagen, vraagt om gespecialiseerde software.
Ieder bedrijf is anders en een inkoopproces moet daarom afgestemd worden. Wij leveren maatwerk in onze dienstverlening, van volledige ontzorging tot bijvoorbeeld alleen ondersteuning bij het vergelijken van tarieven.
Er zijn veel aanbieders van inkoopsoftware. Bij het inkopen (van transport) is het contact met de vervoerders cruciaal. Bij ons staat niet de software die wij gebruiken centraal, maar het contact met onze klant en de vervoerders.
De kosten voor een tender zijn afhankelijk van flink wat variabelen, denk aan het aantal vervoerders en en tarieftabellen die vewerkt moeten worden. Indien mogelijk en gewenst kunnen wij no cure no pay een tender verzorgen.
Meer kennis opdoen op gebied van optimaliseren of managen van transport? In onze transport wegwijzer vertellen we je meer!
Reactie binnen één werkdag
Wij onderscheiden ons met marktkennis en ervaring in combinatie met onze software tools.
Onze aanpak is vooral concreet en pragmatisch.
Wij onderscheiden ons met marktkennis en ervaring in combinatie met onze software tools. Onze aanpak is vooral concreet en pragmatisch. Wij komen graag in gesprek met u over uw uitdagingen en lichten vrijblijvend toe hoe wij u met onze data gestuurde analyses en/of software applicaties kunnen ondersteunen.
Om je snel van dienst te kunnen zijn, hebben we een lijst met veelgestelde vragen samengesteld. Hier vind je beknopte antwoorden op de meest voorkomende vragen. Mocht je nog meer informatie nodig hebben, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.
Veelal moet rekening gehouden met minimaal 3 maanden doorlooptijd. Dit betreft dan een tender met 2 tenderrondes. Een goed uitgevoerde tender vergt van de vervoerders vaak voldoende tijd om in de casus te verdiepen en tarieven aan te leveren. Ook voor het verzamelen van de juiste informatie shipment data, het opstellen van tender- en feedbackdocumentatie en het maken van de scenarioanalyses moet voldoende tijd gerekend worden. Grote projecten duren daardoor soms nog wat langer.
De kosten zijn sterk afhankelijk van twee aspecten. Allereerst is de verwachte dienstverlening van belang. Wordt de volledige tender uit handen genomen, of wordt slechts een specifiek deel van de tender opgenomen? Daarnaast speelt de scope een belangrijke rol. Voor hoeveel locaties en/of landen moeten tarieven worden opgevraagd, en hoeveel vervoerders nemen deel aan een traject? Over het algemeen zien wij vaak dat klanten tussen de 10-30% besparingen realiseren, met uitschieters naar 40% en ons record is zelfs bijna 50%. Indien gewenst kun je op prestatiebasis werken, waarbij geen of minder vaste kosten in rekening worden gebracht.
Data is cruciaal bij het organiseren van een Transport Tender. Hoe beter jouw transport data is hoe gerichter en scherper vervoerders kunnen offreren. Wij adviseren altijd tijdens een tender om een jaar data met gedetailleerde informatie te delen. Dit is informatie zoals, van waar naar waar, lengtes, breedtes, hoogtes en gewicht van de zendingen. Indien mogelijk nog bijzondere informatie zoals gewenste toeslagen en bijzonderheden. Hoe beter het profiel in het netwerk past van de vervoerder, des te betere tarieven afgegeven worden. Is de data gebrekkig, dan zal de vervoerder voorzichtig zijn en dus buffers in haar tarieven inbouwen.
Dit is enigszins afhankelijk van de branche waarin onze klant actief is, maar over het algemeen wordt er een langdurige partnerships geadviseerd. Om tot een goede samenwerking te komen, waarbij continu verbetering een essentieel onderdeel is, is het doorgaans raadzaam te denken aan een samenwerkingsperiode van 3 tot 5 jaar. Na deze periode is het verstandig om te evalueren wat de markt heeft gedaan en of uw tarieven nog steeds marktconform zijn.
Dit hangt sterk af van de branche waarin een bedrijf actief is, hoe een zendingprofiel eruitziet en wat de uiteindelijke scope is. Als bijvoorbeeld altijd 1-palletzendingen binnen Nederland worden verzonden, is het logisch om daarvoor een aantal gespecialiseerde vervoerders uit te nodigen, waardoor het aantal vervoerders beperkt is. Als er echter vanuit Europa, vanuit meerdere landen naar verschillende landen wordt verzonden, en er ook nog eens sprake is van zowel kleine zendingen (Groupage) als volle vrachtwagens (FTL), kan het aantal benodigde vervoerders oplopen tot wel 50 of zelfs 100. Wat Transinnovate in ieder geval kan doen, is een zendingprofiel en de gewenste service beoordelen en vervolgens de beste passende vervoerders op zowel kosten als kwaliteit uit de markt betrekken bij uw transport tender.
Heel kort samengevat is dit marktkennis, proceskennis en unieke software. Veel bedrijven kopen niet structureel transport in. Hierdoor bouwt men dus geen marktkennis op, doet men geen ervaring op met de do’s en dont’s bij transport tenders, en ontbreekt het aan software om complexe scenarioanalyses te maken. Daarnaast is een transport tender tijdrovend en kunnen wij dus de extra handen leveren om de organisatie te ontzorgen.
Wij leveren gedetailleerde beslisinformatie voor onze klanten. Feitelijk wordt op de euro nauwkeurig doorgerekend wat de keuzes die gemaakt worden kosten. We gebruiken onze software om een representatief zendingprofiel (veelal jaar zendingen) door te rekenen tegen de ontvangen offertes. Hierdoor wordt voor iedere zending precies duidelijk wat het kost bij iedere vervoerder. Vervolgens gaan we in overleg met onze klant om scenario’s te analyseren, op basis van beschikbare capaciteit, duurzaamheid, service, en het inzetten van één of meerdere vervoerders per regio, land of totaalpakket. De uitkomst is een analyse waarop gefundeerde keuzes kunnen worden gemaakt.
Feedback is cruciaal voor vervoerders om inzicht te krijgen in waar hun offerte versterkt kan worden. Het voordeel hiervan is dat het leidt tot betere offertes in een eventuele volgende tenderronde. Wij leveren vaak, in overleg met onze klant, een rapportage op zendingniveau. Hiermee kan de vervoerder precies zien waar de sterke en zwakke punten in hun offerte liggen. Tijdens een transport tender zijn er altijd winnaars en verliezers. Er is niets zo vervelend voor een verliezende vervoerder om te horen: ‘Sorry, maar we gaan verder met andere partijen’, zonder te weten waarom precies. Dus door goede, nette en accurate feedback tijdens een tender, naast betere offertes, zorg je ervoor dat zelfs de deuren voor afgewezen vervoerders op een kier blijven. Dit is handig, want in de toekomst heb je hen wellicht nog een keer nodig.
Dit is mogelijk, wij kunnen helpen bij het schrijven van tenderdocumentatie tot en met het ondersteunen in het beslissingstraject. Gedurende het project nemen we zelfs alle communicatie met de vervoerders uit handen. Uiteindelijk sluiten onze klanten zelf de contracten of overeenkomsten af met de vervoerders die gegund worden. We bieden ook ondersteuning op specifieke onderdelen van een tender, bijvoorbeeld het maken van complexe scenarioanalyses met behulp van onze software. Onze dienstverlening is volledig afgestemd op de wensen van onze klanten.
Valkuilen zijn er genoeg, maar waarschijnlijk de twee grootste zijn het toevertrouwen van de communicatie met een vervoerder aan de tendersoftware en het vasthouden aan een vast template voor offertes. Deze twee gaan vaak hand in hand en kunnen leiden tot aanzienlijk verhoogde transportkosten voor bedrijven. Tendering is persoonlijk; vervoerders willen weten wie, wat en waarom ze zouden moeten deelnemen, aangezien een tender ook voor hen veel tijd kost. Vaak ontvangen vervoerders via software alleen een melding dat ze mogen deelnemen aan een tender. Hierdoor besluiten soms de voor jouw profiel de beste bedrijven af te haken, een gemiste kans dus. Bovendien moeten ze dan hun tarieven via de software inladen. Waarom dit laatste absoluut problematisch is, wordt uitgelegd in deze blog (https://transinnovate.com/valkuilen-bij-transport-inkopen-the-killing-rate-template/). Het is dus essentieel om een persoonlijke benadering te hanteren en software te gebruiken die de offertes van vervoerders kan inladen, waarbij het cruciaal is dat ze hun eigen format kunnen blijven gebruiken.
Het begint met een gedetailleerde beschrijving van de gewenste service in het RFQ (Request for Quotation) document. Denk hierbij aan aspecten zoals het type trailers, het type bedrijf, openingstijden, doorlooptijden, serviceniveaus, enzovoort. Vervolgens kun je een compliance document opstellen waarin je de vervoerders vraagt om aan te geven hoe zij met deze aspecten omgaan en of ze eraan kunnen voldoen. De vragen in het compliance document kunnen eventueel worden “gerankt”, zodat er voor elke vervoerder een score wordt gegenereerd. Ook kunnen kick-out criteria worden toegevoegd, waarbij duidelijk wordt gesteld dat als vervoerders niet aan deze aspecten kunnen voldoen, dit nooit tot een samenwerking zal leiden. Uiteindelijk kun je de compliance scores naast de scenario (kosten) analyses leggen en dan zowel op basis van kosten als service beslissingen maken in het besluitvormingsproces.
