Partneren, of een partner zoeken is iets dat eigenlijk altijd als positief wordt ervaren. We gaan op zoek, we vinden iemand, we vullen elkaar aan, gaan samen leuke avonturen beleven, en een conflictje af en toe lossen we samen op. Een huwelijksaanzoek (“request for proposal”) loopt dan ook zelden af zoals zichtbaar is op de afbeelding; een afwijzing.
Maar wij merken bij het inkopen (van transport in ons geval) dat zowel bedrijven die iets moeten inkopen als ook de gegadigden soms een negatieve ‘bijsmaak’ ervaren bij het woord “request for proposal, vaak in de volksmond ook wel tender genoemd. Dit terwijl ze juist een positieve bijsmaak ervaren bij het woord “partner”. Toch is dit hetzelfde, als je het goed doet.
Er bestaan namelijk veel misverstanden en vooroordelen over tenderen. Om duidelijk te maken wat een goede tender moet zijn, beschrijf ik hieronder op een joviale manier, aan de hand van het zoeken van een partner, 3 voorbeelden wat tenderen vooral niet is.
“Het draait alleen om uiterlijk”.
Draait daten alleen om uiterlijk? Natuurlijk niet. Uiteindelijk zoek je een klik, er moet een gemeenschappelijk basis zijn. Je past bij elkaar in een groot deel van wat je zegt en doet. Je denkt over veel dingen hetzelfde, en je vult elkaar aan. Als is iemand nog zo mooi, maar het karakter geen match is, wordt het geen relatie. Maar omgekeerd is ook waar. Je zal elkaar aantrekkelijk moeten vinden om iemand echt als partner te nemen. Dus, een partner zoeken gaat zeker ergens OOK over uiterlijk.
Als het woord transport tender valt, roepen veel mensen “dat draait alleen om geld”. Dat is dus niet zo. Ook hier moet er een klik zijn, een onderliggende match dat een vervoerder kan leveren wat je nodig hebt. Als de goedkoopste partij niet kan leveren wat je nodig hebt, dan kies je die niet. Maar als de klik er is, dan is geld wel degelijk belangrijk, voor beide partijen. Een samenwerking gaat immers alleen lang lopen als beide partners er ook financieel blij van worden en ze beiden een gezonde boterham kunnen verdienen. Je moet “geld” alleen op de juiste manier meenemen in je keuzeproces, en afwegen tegen kwaliteit. Daarbij moet je meenemen wat voor impact transport(kosten) hebben op je andere processen, en omgekeerd.
“Blind dates? Nee hoor, ik weet wat ik wil”
De meeste mensen zijn niet zo gecharmeerd van blind dates. Groot risico op oncomfortabele stiltes, of afhaken bij de eerst indruk. Daarom zijn tv-programma’s zoals first dates ook zo vermakelijk. Leuk voor de buitenstaander maar kan knap oncomfortabel en rampzalig aflopen. Uiteraard zijn er altijd avontuurlijke types die wel van een gokje houden, en het kan ook tot leuke resultaten leiden. Maar over het algemeen maken mensen liefst zelf een preselectie voor ze gaan daten, of ze laten dit doen door externe hulp (dating sites/bureaus). Waarom? Daten kost tijd, geld en energie. Dus als je eraan begint is het lekker om te weten dat iemand een beetje aan je ‘criteria’ voldoet en de kans op succes ruim aanwezig is.
Bij het inkopen van transport middels een tender zou het niet anders moeten zijn. Het heeft geen zin om heel veel partijen uit te nodigen als er niet een eerste ‘kans op succes’ is. Dan verspil je samen veel tijd, energie en geld. Stap 1 is weten wat je nodig hebt, stap 2 is een goede indruk hebben wie daaraan kan voldoen en een slimme voorselectie maken. Nodig een beperkt aantal maar kansrijke partijen uit. En ook hier kan je je laten adviseren door een ‘dating bureau’ dat veel transport tenders doet en in staat is om je te helpen bij Stappen 1 en 2. Goed in kaart hebben wat je echt nodig hebt, wie past daarbij. Maar ook: stel je niet te veel eisen. Of vraag je kijkend naar de bedrijfsvoering en/of strategie van jouw bedrijf juist te weinig?
“Ik heb al een partner, en we zijn al zo lang gelukkig samen”
Heb je al een goede partner, dan wil je waarschijnlijk niet switchen. Helemaal prima! Maar betekent dit dan ook automatisch dat je NOOIT meer wil evalueren of het partnerschap nog wel echt zo goed is als het aan het begin was? Tijdens een wijntje, avondje uit, weekendje weg, of vakanties. Dit zijn vaak de momenten dat er tijd is om één en ander weer eens goed te evalueren. Misschien is één van beide partijen wel erg veranderd of gegroeid tijdens de relatie. Of zijn de behoeftes veranderd, of de omstandigheden waar je beide op een andere manier mee omgaat. Dat gaat vaak langzaam en onbewust, zonder dat beide partijen doorhebben dat de relatie niet meer zo optimaal was als vroeger. En dan? In de tijd van mijn oma, deden we niet aan scheiden. Ook als was de relatie minder goed, of zelfs verzuurd men bleef maar samen. Is dat nu een goede zaak? Op zijn minst is het goed om te blijven communiceren in een relatie, om problemen samen op te lossen en kansen samen te pakken. Maar het kan ook gewoon zijn dat het niet meer zo goed past.
Zo horen wij soms ook als initiële reactie: we willen niet tenderen, want we willen niet switchen. Wij werken al jaren met vaste vervoerders en dat gaat goed zo. Maar als dan blijkt dat het doel van een goede tender hoeft ook helemaal niet is dat je MOET switchen, begint men toch anders naar de relatie te kijken. Vaak switchen leidt namelijk ook niet tot een partnership waar je elkaar in goede en slechte tijden blijft steunen. Zie een tender ook als een kans om periodiek, gestructureerd en goed evalueren wat je allebei nodig hebt, en of de match nog echt wel zo goed is. Dat houdt beide partijen scherp, in plaats van “automatisch doormodderen”. Het kan goed zijn dat de conclusie is dat je partner blijft, misschien met wat kleine aanpassingen. Maar ook kan duidelijk worden dat je toch te ver uit elkaar gegroeid bent, en dat een switch gewoon beter is. Na een tender weet je gewoon weer hoe goed de relatie is.
Samenvattend:
1. Tenderen draait niet alleen om geld, maar geld speelt wel degelijk een rol. Je moet alleen scherp hebben welke kwalitatieve aspecten voor jou belangrijk zijn.
2. Start een tender pas als je goed weet wat je nodig hebt, en met een overzichtelijk gegadigden die daar goed bij passen en die allemaal wel degelijk een goede kans hebben op business. En als het dan daadwerkelijk niet tot een relatie komt, geef duidelijk aan waarom, gedumpt worden via een smsje is namelijk een no-go. Dit allemaal scheelt tijd, geld, kosten en frustratie achteraf.
3. Tenderen betekent niet op voorhand al dat je moet switchen. Maar het feit dat je langdurig wil samenwerken wil niet zeggen dat je nooit wil switchen. Een tender is een mooi ijkmoment om de relatie tussen vervoerder en verlader eens goed gestructureerd te evalueren.
Tot slot: vaak is de intentie van een tender verlaging van transportkosten. Dan zeg ik altijd er is altijd wel een stukje groener gras te vinden bij de buren, oftewel transport het kan echt altijd goedkoper als dat het doel is. De vraag die ik dan graag stel is; zit je wel eens in de tuin?
