Partnering, of het zoeken naar partners, is een activiteit die doorgaans als positief wordt ervaren. We zoeken, we vinden, we vullen elkaar aan, we gaan op avontuur en eventuele conflicten lossen we samen op. Dit is de reden dat huwelijksaanzoeken (de ultieme Request for Proposal) doorgaans veel beter aflopen dan het voorbeeld op de foto: afwijzing.
Bij aanbestedingen, en in ons geval de transportaanbestedingen, merken we echter dat het woord Request for Proposal en vooral het woord ‘tender’ voor veel professionals een negatieve connotatie heeft. Het woord partnering heeft een positieve connotatie. Toch is zowel aanbesteden als samenwerken hetzelfde, als je het goed doet.
Er bestaan veel misvattingen over aanbestedingen. Om uit te leggen wat een goede aanbesteding definieert, zal ik een parallel trekken met daten en de 3 aspecten beschrijven wat aanbesteding NIET zou moeten zijn.
“Het draait allemaal om uiterlijk”.
Gaat daten alleen over uiterlijk? Natuurlijk is dat niet zo. Uiteindelijk ben je op zoek naar echte chemie en een gemeenschappelijke basis. Er is een goede match in wat je denkt, zegt en doet. Je deelt een gemeenschappelijke visie op zaken die voor beiden belangrijk zijn en je vult elkaar aan. Hoe mooi iemand er op het eerste gezicht ook uitziet, als er geen match qua karakter is, zal het niet werken in een langdurige relatie. Het omgekeerde is echter ook waar! Er moet een bepaald niveau van aantrekkelijkheid zijn om het te laten werken. Dat is het verschil tussen vriendschap en een (levens)partner. Het vinden van een partner gaat dus OOK over uiterlijk.
Wanneer het woord ‘transportaanbesteding’ valt, denken veel professionals ‘het draait allemaal om de prijs’. Maar dat is natuurlijk niet zo als je het goed doet. Bij een transportaanbesteding zoek je ook naar ‘chemie’ en een gemeenschappelijke basis waardoor een dienstverlener de dienst kan leveren die jij nodig hebt. Als de goedkoopste inschrijvingsdeelnemer niet kan leveren wat u nodig heeft, wordt hij niet geselecteerd. Maar als de (operationele) chemie er is, dan wordt prijs WEL een factor, voor beide partijen zelfs. Elk partnerschap op langere termijn zal alleen werken als beide partijen zich financieel op hun gemak voelen en beide partijen gezonde winstmarges hebben. Het gaat er dus om om ‘prijs’ goed in de vergelijking te betrekken en deze te vergelijken met de kwaliteit en service die u ervoor terugkrijgt. Hierbij moet ook rekening worden gehouden met de impact van transport op de kosten elders in uw organisatie.
“Blinde dates? Nee dank je, ik weet wat ik wil”
De meeste mensen zijn geen grote fans van blind dates en anticiperen op een enorm risico op ongemakkelijke stilte of afwijzing op het eerste gezicht. Dit is precies de reden waarom tv-programma’s als ‘First dates’ zo vermakelijk zijn voor de kijkers, maar vaak ongemakkelijk voor de deelnemers. Natuurlijk zijn er altijd avontuurlijke types die zin hebben in een gokje, en toegegeven, de resultaten kunnen verrassend goed zijn. Maar over het algemeen zijn mensen geneigd zelf een ‘voorselectie’ te maken of externe hulp te zoeken om dit voor hen te doen: de datingbureaus en apps. Waarom? Daten kost tijd, geld en energie en er zijn oneindig veel mogelijkheden. Je wilt van daten geen 24/7 activiteit maken en iedereen uitproberen. Dus als je op date gaat, wil je graag vooraf weten dat jouw date aan de belangrijkste criteria voldoet en dat er een goede kans op succes is.
Bij de inkoop van transport zou dit niet veel anders moeten zijn. Het heeft geen zin om een groot aantal dienstverleners uit te nodigen om op uw aanbesteding te bieden, terwijl voor de meesten de kans op succes klein is. Dit is gewoon een grote verspilling van tijd, geld en energie. Stap 1 is weten wat je nodig hebt. Stap 2 is een goed eerste idee hebben van wie de potentie heeft om aan uw behoeften te voldoen en een slimme voorselectie maken. Naar onze mening moet je slechts een redelijk aantal bieders uitnodigen, die allemaal een eerlijke kans maken op de titel. En ook hier kun je advies inwinnen bij een ‘datingbureau’ dat veel transportaanbestedingen uitvoert en je helpt met stap 1 en 2. Soms zien we dat wat verladers vragen niet hetzelfde is als wat ze echt nodig hebben. Valkuilen zijn ‘te weinig vragen’, wat kan leiden tot vervelende verrassingen na de selectie, of het tegenovergestelde, ‘te veel vragen’, waardoor dienstverleners die goed bij elkaar passen, kunnen worden uitgesloten. Vervolgens kan een ‘datingbureau’ helpen bij het voorselecteren van een redelijk aantal geschikte partners voor uw aanbesteding.
“Ik heb al een partner en we zijn gelukkig samen”
Als je al een goede partner hebt, aarzel je misschien om over te stappen of een nieuwe te zoeken. Dat is geweldig! Maar betekent dat ook dat je NOOIT zult evalueren of deze samenwerking daadwerkelijk zo goed is als aanvankelijk? Een goed gesprek onder het genot van een glaasje wijn met uw partner, tijdens een etentje of vakantie. Dit zijn goede momenten om te evalueren. Misschien is een van de partners tijdens de relatie veranderd of gegroeid. Het kan zijn dat er andere criteria of behoeften zijn ontstaan, of dat de omstandigheden zijn veranderd en dat jullie er allebei op een heel andere manier mee omgaan. Dit proces kan langzaam en grotendeels onopgemerkt verlopen, zonder dat een van de partners merkt dat de relatie niet meer zo optimaal is als vroeger. En dan? Voor de generatie van mijn grootmoeder was echtscheiding not done. Zelfs als de relatie verzuurd was, bleven mensen bij elkaar omdat de maatschappij dat van je verwachtte. Is bij elkaar blijven een goed idee? Het minste dat in elke relatie moet worden gedaan, is communiceren, problemen identificeren en oplossen wanneer dat mogelijk is, of kansen grijpen. Maar ondanks alle goede bedoelingen kan er uiteindelijk een einde zijn gekomen aan de chemie.
Als we met verladers praten, horen we soms de eerste reactie: ‘we willen niet aanbesteden. We werken al tientallen jaren met dezelfde vervoerder en dat is prima.” Maar niemand zegt dat een aanbesteding altijd MOET leiden tot een overstap naar een andere dienstverlener. Vaak leidt schakelen ook tot suboptimale resultaten, omdat je niet samen kunt groeien en verbeteren en er mogelijk minder prikkels zijn om elkaar te steunen in goede en slechte tijden. Als we dit uitleggen veranderen de percepties over aanbestedingen. Aanbestedingen moeten worden gezien als een kans om de relatie periodiek op een gestructureerde manier te evalueren. Om te verifiëren of de wensen en dienstverlening nog goed bij elkaar passen. Dit zorgt ervoor dat beide partijen scherp blijven in het oplossen van problemen en het benutten van kansen, in plaats van zelfgenoegzaam te worden in de dagelijkse bedrijfsvoering. De conclusie van een aanbesteding kan zijn het verlengen van de samenwerking met eventuele aanpassingen. Aan de andere kant kan een aanbesteding ook duidelijk maken dat jullie uit elkaar zijn gegroeid en dat schakelen beter is. Een aanbesteding kan helpen bij het evalueren van uw relatie.
Samengevat
- Bij aanbestedingen gaat het niet alleen om de prijs, maar de prijs speelt ook een rol. Je hoeft alleen maar na te gaan welke kwalitatieve aspecten essentieel, heel belangrijk of minder belangrijk zijn om dit te kunnen waarderen tegen de prijs die je ervoor betaalt. Je kunt altijd goedkoper vinden, ten koste van serviceverlies, maar aan de andere kant: wie wil er meer betalen dan redelijk is gezien de marktomstandigheden?
- Start pas een aanbesteding als u weet wat u echt nodig heeft en welke potentiële bieders aan uw eisen voldoen, zodat zij een goede kans hebben om (een deel van) uw bedrijf binnen te halen. Dit bespaart tijd, geld, moeite en een hoop frustratie. Zorg ervoor dat u de bieders die niet zijn geselecteerd, informeert over de redenen daarvoor. Niemand wil gedumpt worden met een kort sms-bericht, toch?
- Het aanbesteden betekent niet automatisch dat u overstapt van uw huidige dienstverlener(s). Het feit dat u een partnerschap op lange termijn nastreeft, zou moeten betekenen dat u het partnerschap nooit zult evalueren. Een aanbesteding is een uitstekende en gestructureerde manier om de relevantie en kwaliteit van de samenwerking te controleren. Als u ervoor kiest om samen te blijven, moet dit om goede redenen zijn en niet ‘voor het gemak’.
