Transportkosten dragen vaak significant bij aan de totale kosten van de bedrijfsvoering van een onderneming. In de waan van de dag hebben bedrijven echter vaak maar beperkt inzicht en grip op jaarlijkse transportkosten. Hierdoor is vaak geen duidelijk beeld van het besparingspotentieel en hoe besparingen gerealiseerd kunnen worden. Wij geven graag wat praktische handvatten waarmee u transportkosten kunt besparen.
Transparante Data
Zorg dat u met een druk op de knop uniforme, transparante data over uw zendingen kunt inzien om vervolgens te analyseren op hoofdlijnen en op details. Voor iedere zending moet bijvoorbeeld duidelijk zijn welke kosten er zijn geweest, wat de base rate was, welke dieseltoeslag er is doorbelast, wat de modaliteit was, of er toeslagen doorbelast zijn en zo ja welke, enzovoort. Gedetailleerde data vormt de basis van het besparen van transportkosten. Heeft u geen transparante data, wellicht wordt het dan tijd om eens te verdiepen in transport management software. Naast het krijgen van grip en inzicht, heeft een TMS vaak handige functionaliteiten zoals bijvoorbeeld spot rates aanvragen, waarmee u transportkosten als ook handling kunt besparen.
Hier volgen enkele voorbeelden van besparingskansen wanneer u over de juiste data beschikt:
- Welke klanten worden te vaak bediend. Volume-optimalisatie kan naast het reduceren van transportkosten ook de werkdruk binnen de operatie verlagen,
- Welke toeslagen betaalt u? Breng bijvoorbeeld in kaart bij welke klanten u regelmatig wachtkosten voor uw kiezen krijgt van transporteurs. Met betere afstemming en planning kunnen deze kosten wellicht voorkomen worden,
- Welke modaliteiten gebruikt u voor transport? Wellicht zijn er mogelijkheden om wat vaker met de trein of barge te verschepen. Weeg alle voor- en nadelen af, wellicht kunt u hier transportkosten besparen,
- Heeft u wel de juiste vervoerder geselecteerd voor de zending? Elke vervoerder heeft zijn eigen sterktes en zwaktes op ladingvolume of regio. Wellicht werkt u al met vervoerders samen die zending tegen lagere kosten hadden kunnen uitvoeren,
- Hoeveel “Express” kosten zijn er gemaakt voor spoedlevering, wat waren de redenen en wat kunt u doen om deze te voorkomen in de toekomst?
Als u niet eenvoudig een antwoord kunt krijgen op dergelijke vragen, wordt het lastig om op regelmatige basis besparingskansen te signaleren en bij te sturen in de operatie. Dat is zonde en onnodig in dit digitale tijdperk.
Inkoop
Uiteraard kunt u met goede inkoop transportkosten besparen bij de kwaliteit die u nodig heeft. Ook hier is de start het beschikbaar hebben van uniforme, transparante data. Meestal lukt het bedrijven wel om een zendingsoverzicht samen te stellen. Waar het vaak aan ontbreekt, is duidelijke informatie over afmetingen en gewichten van de verscheepte zendingen. De meeste logistiek dienstverleners rekenen tijdens een tender of RFP uit welke impact het zendingsprofiel van de potentiele klant heeft op hun netwerk. Op basis daarvan kunnen ze een passende offerte opstellen. Het gebrek aan volume/gewicht informatie zal ervoor zorgen dat zij aannames moeten doen. Het gevolg is dat de logistieke dienstverleners buffers in de offerte inbouwen om te borgen dat de juiste rendementen gehaald worden wanneer business toegekend wordt. Zo resulteert incomplete zending informatie via buffers tot hogere offertes dan nodig.
Naast goede data is kennis van de transportmarkt belangrijk bij het inkopen van transport. U kunt namelijk vaak enkele tot tientallen procenten besparen als u de juiste partijen bij uw inkoopproces betrekt. Transinnovate ziet talloze tarieftabellen en offertes voorbijkomen. Op basis daarvan kunnen wij u met onze inkoopdienst vanuit een onafhankelijke positie aan de partijen koppelen die qua prijs en service het beste bij u passen.
Tijdens het inkopen is er nog een belangrijk aspect waarmee u vaak transportkosten kunt besparen, namelijk hoe u het transport daadwerkelijk organiseert. Vaak werken bedrijven met één vervoerder per land of soms één vervoerder per bestemming/klant. Elke vervoerder heeft echter zijn eigen sterktes en zwaktes op regio en volume niveau. Het inzetten van een slimme combinatie van groupage, LTL- en FTL-specialist(en) kan dan vaak ook voor significante extra besparingen zorgen. Een groupage specialist wil immers liever geen FTL-zendingen rijden en FTL-specialisten willen liever geen groupage zendingen rijden, wat terugkomt in de offertes. Tijdens een inkoopproces is het daarom belangrijk om alle mogelijke opties en combinaties goed af te wegen. Door het bepalen van uw ideale mix, kunt u namelijk uw transportkosten aanzienlijk besparen. Er is specialistische software die u hierbij kan helpen.
Stem de operatie af op de offerte en vice versa
Zorg ervoor dat u op basis van de afspraken die u gemaakt heeft, uw zendingen optimaliseert. Als u bijvoorbeeld een pallet tarief afgesproken heeft met uw vervoerder, zorg er dan voor dat de pallets zo hoog mogelijk gestapeld worden en dat u de grootst mogelijke pallet gebruikt. Heeft u laadmeter afspraken en blijkt dat u regelmatig halfvolle pallets verscheept, dan kunt u kosten besparen door kleinere pallets in het assortiment op te nemen. Het komt regelmatig voor dat mensen rondom de transportoperatie zich niet bewust zijn van commerciële afspraken hoe afgerekend wordt en zin zullen daar dan in het dagelijkse proces ook niet op sturen. Door het één en ander af te stemmen op dit gebied binnen de organisatie, kunt u ook transportkosten besparen.
Hopelijk hebben wij u hiermee enkele handvatten gegeven waarmee u een start kunt maken met het besparen van transportkosten. Heeft u uitdagingen op gebied van transport, wilt u eens vrijblijvend met ons sparren of wilt u weten hoe wij u kunnen ondersteunen met het realiseren van uw doelen? Neem gerust contact with us.
