Warum würde ein Verlader die Beschaffung von Straßentransporten auslagern?

Große multinationale Unternehmen können aufgrund ihrer hohen Frachtbudgets oft rechtfertigen, spezialisierte Frachteinkäufer oder -manager zu beschäftigen. Mit den richtigen Softwareanwendungen sind sie in der Lage, Transporte effektiv einzukaufen und zu verwalten. Für Unternehmen, bei denen dies nicht der Fall ist, liegt die Verantwortung für die Frachteinkauf häufig beim Logistikmanager oder bei allgemeinen Einkäufern. Genau dann sehen wir oft suboptimale Beschaffungsprozesse, die zu unnötig hohen Transportkosten führen. Im Folgenden beschreiben wir einige dieser Probleme.

Zeit

Für viele Unternehmen ist der Einkauf und die Verwaltung von Transporten keine Vollzeitaufgabe. In der Regel steht ein Beschaffungsprojekt, auch Tender genannt, nur alle paar Jahre auf der Agenda. Dann wird es zu einer zusätzlichen Aufgabe, und für den Logistik- bzw. Beschaffungsmanager kann es eine große Herausforderung sein, dies in einen ohnehin vollen Zeitplan zu integrieren. Bestimmte Phasen eines Beschaffungsprozesses erfordern viel Zeit, während in anderen Phasen sehr wenig oder gar nichts zu tun ist. Diese Schwankungen im Zeitaufwand können ein Grund sein, einen Experten hinzuzuziehen, um Spitzenzeiten abzufangen. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass dieser während der Projektlaufzeit (oft mehrere Monate) flexibel verfügbar ist und klare Vereinbarungen über den Zeitaufwand getroffen werden.

Prozesskenntnisse

Da der Frachteinkauf nur sehr selten stattfindet, ist es logisch, dass nur wenig bis keine Prozesskenntnisse und Erfahrung aufgebaut werden. Während des Beschaffungsprozesses müssen viele strategische Entscheidungen getroffen werden, die anschließend in vollständige, aber prägnante Tenderunterlagen übersetzt werden müssen. Falsche Entscheidungen sowie unzureichende oder übermäßig umfangreiche Dokumentation haben direkten Einfluss auf Qualität, Preis und damit auf das Beschaffungsergebnis. Darüber hinaus kann es dazu kommen, dass die eingegangenen Angebote schwer vergleichbar sind, was oft zu erheblichen Verzögerungen führt. Ein Spezialist weiß genau, wie der Prozess funktioniert, und sorgt dafür, dass er schnell und effizient abläuft – ohne unangenehme Überraschungen im Nachhinein.

Marktkenntnisse

Im Jahr 2021 gab es in den Niederlanden 14.805 Unternehmen mit einer Lizenz für den gewerblichen Straßengüterverkehr. In der Europäischen Union sind es mehr als 600.000 (genaue Zahlen für 2021 sind nicht bekannt), alle mit unterschiedlichen Netzwerken, Dienstleistungen, Ressourcen, Mitarbeitern und Preisen. Es ist offensichtlich unmöglich, sie alle zu kennen. Spezialisten, die täglich Transporte einkaufen, sehen jedoch viele Logistikdienstleister – im Gegensatz zu „gelegentlichen“ Einkäufern. Auf Basis von Daten und Erfahrungen aus früheren Projekten können sie daher die am besten geeigneten Anbieter auswählen, die den Anforderungen eines Tenders entsprechen. Dieses Wissen sorgt für einen effizienten Prozess mit einer begrenzten Anzahl geeigneter Anbieter. Das spart Zeit, stellt sicher, dass alle Anbieter eine faire Chance haben, und führt häufig zum wettbewerbsfähigsten Marktpreis für die angefragte Dienstleistung.

Software

Für den Einkauf von Straßentransporten benötigen Einkäufer geeignete Software. Es ist notwendig, komplexe Tariftabellen mit verschiedenen Zuschlägen sowie Lade- und Volumenschlüssel für ein Sendungsprofil in Kosten umzuwandeln. Dadurch erhält die einkaufende Partei einen guten Überblick darüber, welche Dienstleister am besten eingesetzt werden können und welche Kostenvorteile sich durch den Einsatz einer größeren Anzahl von Dienstleistern ergeben. Darüber hinaus sollte die Software in der Lage sein, präzises Feedback zu generieren, das die teilnehmenden Dienstleister nutzen können, um ihre Angebote in der nächsten Tender-Runde zu verbessern. Häufig verwenden Einkäufer „Standard“-Excel-Vorlagen, um den Prozess ohne spezialisierte Tools zu vereinfachen. Selbst verschiedene Tender-Softwarelösungen arbeiten mit digitalen Vorlagen. Wir erklären, warum dies „fatal“ ist und fast immer zu höheren Kosten führt.

Zusammenfassung

Um Straßentransporte effektiv auszuschreiben, benötigen Einkäufer daher ausreichend Zeit bzw. Kapazitäten, Prozesskenntnisse, Marktkenntnisse und spezielle Software. Fehlt einer dieser Aspekte, kann es sinnvoll sein, externe Unterstützung durch einen Experten mit der passenden Software in Anspruch zu nehmen. Wenn Sie erwägen, einen Interim-Frachteinkäufer oder einen Interim-Tender-Spezialisten zu engagieren, …

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