Im Laufe der Jahre hat Transinnovate eine Vielzahl von Verladern bei der Beschaffung, Organisation und Optimierung von Transporten unterstützt. Wir waren in vielen Sektoren tätig, von Metallen über Chemikalien und Pharmazeutika bis hin zu Lebensmitteln. Wir haben auch Unternehmen unterstützt, von KMU mit Transportkosten in Höhe von 100.000 € bis hin zu multinationalen Konzernen mit Transportkosten in Millionenhöhe. Dabei haben wir festgestellt, dass große Unternehmen und kleine Firmen viel voneinander lernen können. In diesem Blog stellen wir einige Tipps vor und freuen uns, unser Wissen und unsere Erfahrung zu teilen.
Anforderungen
Legen Sie bei Ihrem ersten Date, sobald Sie Ihren Namen sagen, den Ehevertrag auf den Tisch, einschließlich KPIs und einer Exit-Strategie, falls es nicht klappt? Die Chancen stehen gut, dass Ihr (Traum-)Partner gleich Feierabend macht. Dennoch sehen wir einen solchen Ansatz oft bei großen Unternehmen mit umfangreichen Prozessen: sehr dicke Ausschreibungsunterlagen, die mit einer Ausschreibung/RFQ verschickt werden. Diese enthalten oft viele rechtliche Klauseln und manchmal die kleinsten Details. Das kann bereits viele (geeignete) Spediteure und Logistikdienstleister abschrecken. Natürlich ist ein guter Vertrag wichtig, aber das kann auch etwas später im Prozess geschehen, wenn es zum ersten Klick kommt.
Umgekehrt: Heiraten Sie, ohne vorher genau geprüft zu haben, ob Sie zueinander passen und einige Grundregeln festgelegt zu haben? Bei KMUs gibt es manchmal kaum ein richtiges Ausschreibungsdokument, sondern man fragt einfach nach den Preisen und beginnt auf der Basis von Vertrauen. Wenn Sie “zu wenig” verlangen oder dies nicht förmlich in einer Compliance-Liste festlegen, kann dies zu Unklarheiten im Betrieb und bei Themen wie z.B. (Treibstoff-)Zuschlägen führen. Wir sehen zum Beispiel oft, dass steigende Treibstoffpreise weitergegeben werden, sinkende aber nicht.
Unser Tipp: Fragen Sie, was Sie wirklich brauchen, um eine Fluggesellschaft zu finden, die zu Ihnen passt, nicht mehr und nicht weniger. Das Wesentliche lässt sich oft auf 10 Seiten abhandeln. Kleine Verlader können so klären und erfassen, was wichtig ist. Große Verlader vermeiden es, potenziell interessante Spediteure abzuschrecken, indem sie dicke Dokumente über den Zaun werfen und ihnen das Gefühl geben, eine ‘Nummer’ zu sein. Das bringt uns direkt zum nächsten Punkt – die Beziehung!
Beziehung und Frequenz
Was könnte schlimmer sein, als den Ehevertrag bei einer Verabredung auf den Tisch zu legen? Diesen vorher per Post zu verschicken und dabei auch noch den Eindruck zu erwecken, dass Sie an Dutzende von Partnern geschrieben haben! Kostensenkungen stehen bei multinationalen Unternehmen fast ständig auf der Tagesordnung. Dies führt zu häufigen Ausschreibungen, zu denen sehr viele Parteien eingeladen werden, und dann auch noch an die info@-Adresse ohne Vorankündigung oder irgendeine Form des persönlichen Kontakts. Parteien werden schnell für kleine Kostenvorteile ausgetauscht, was dem Wort “Ausschreibung” einen negativen Beigeschmack verleiht. Dann gibt es Beschwerden darüber, dass so wenige Angebote eingehen oder dass die Sendungen nicht im Betrieb abgeholt werden. Zusätzliche Kosten, die an anderer Stelle im Betrieb entstehen oder zu unzufriedenen Kunden führen, weil die falschen Logistikpartner gewählt wurden, lassen sich oft nicht bis zur Quelle zurückverfolgen, weil sie in verschiedenen Abteilungen anfallen.
KMU hingegen legen oft großen Wert auf Beziehungen und arbeiten manchmal jahrzehntelang mit demselben Spediteur zusammen. Das ist natürlich wunderbar, wenn es funktioniert und wenn es weiterhin passt. Es bleibt jedoch ein Geschäftsvorgang. Der Verlader ändert sich, der Spediteur ändert sich, der Markt ändert sich. Wenn überhaupt ein Benchmark durchgeführt wird, dann oft ohne gründliche Marktkenntnis geeigneter Logistikdienstleister und meist mit nur wenigen Parteien. So entsteht schnell der Eindruck, dass ‘alles in Ordnung’ ist, obwohl dies bei weitem nicht immer der Fall ist. Auch die starke Abhängigkeit von einem einzigen internen Spediteur kann zu einer hohen Abhängigkeit führen.
Unsere Tipps: Das Ziel eines Beschaffungsprozesses ist nicht per Definition der Wechsel und per Definition der (Transport-)Preis. Ein Beschaffungsprozess sollte darauf abzielen, eine gute und strukturelle Beziehung zu einer begrenzten Anzahl (aber vorzugsweise mehr als einem) von Spediteuren aufzubauen. Diese sollten zu Ihrem Sendungsprofil, Ihrem Serviceniveau und Ihrer ‘heutigen’ Marktsituation passen. Multinationale Unternehmen sind besser beraten, wenn sie etwas mehr Energie in die richtige Auswahl der Anbieter stecken und diese durch persönliche Kontakte darauf vorbereiten. Sie werden dann mehr und besser geeignete Angebote erhalten. Kleine Unternehmen tun gut daran, ihre bestehenden Beziehungen zu den relevanten Marktteilnehmern regelmäßig zu vergleichen. Falls nötig, können sie Spezialisten für die Beschaffung von Transportmitteln hinzuziehen, wenn sie selbst nicht über die nötigen Marktkenntnisse verfügen.
Marktkenntnisse und Daten
Große und kleine Verlader haben auch Gemeinsamkeiten. Sie tun beide gut daran, ihre Marktkenntnisse auf dem neuesten Stand zu halten, insbesondere in der Zeit zwischen den Ausschreibungen. Wie in der übrigen Lieferkette beginnt die Organisation eines guten Transports damit, dass man sich ständig darüber informiert, was man braucht und wer es zu einem marktgerechten Preis liefern kann.
Hier stellen wir fest, dass sowohl multinationale Unternehmen als auch KMU oft keinen schnellen Zugang zu guten Daten haben. Entweder sind sie kaum vorhanden (KMU, die oft nur Rechnungen von Spediteuren haben) oder sie sind über viele Niederlassungen und Systeme verstreut (multinationale Unternehmen). Eine gute Beschaffung beginnt, neben der Qualität, mit einem guten Verständnis des Versandprofils und der aktuellen Kostenstruktur. Wo ist es zum Beispiel sinnvoll, Länder-/Regionalspezialisten oder Volumenspezialisten (Paket, Sammelgut, Teilladungen und FTL/FCL) einzuladen?
Ein Transport Management System kann Ihnen dabei helfen, gute Daten zu erhalten und mehr. Heute gibt es niedrigschwellige Optionen für alle Arten von Unternehmen, die alle Daten auf Knopfdruck verfügbar machen. Wichtig ist auch, dass ein TMS über spezifische Transportfunktionen verfügt, die in Standard-ERP-Paketen oft fehlen, wie z.B. die Konsolidierung von Sendungen, die Verwaltung von Zuschlägen, die Rechnungskontrolle, die Beantragung von Spotraten, die Planung von Verladeterminen, den Druck von Etiketten usw.
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