Im Laufe der Jahre hat Transinnovate eine Vielzahl von Verladern bei der Beschaffung, Organisation und Optimierung von Transporten unterstützt. Wir waren in vielen Sektoren tätig, von Metallen über Chemikalien und Pharmazeutika bis hin zu Lebensmitteln. Wir haben auch Unternehmen unterstützt, von KMU mit Transportkosten in Höhe von 100 000 Euro bis hin zu multinationalen Unternehmen mit Transportkosten in Millionenhöhe. Dabei haben wir festgestellt, dass große Unternehmen und kleine Firmen viel voneinander lernen können. In diesem Blog stellen wir einige Tipps vor und freuen uns, unser Wissen und unsere Erfahrungen zu teilen.
Anforderungen
Legen Sie bei Ihrer ersten Verabredung sofort den Ehevertrag auf den Tisch, nachdem Sie Ihren Namen gesagt haben, einschließlich der Eckdaten und einer Ausstiegsstrategie, falls es nicht funktioniert? Die Chancen stehen gut, dass Ihr (Traum-)Partner Ihnen sofort kündigt. Dennoch sehen wir einen solchen Ansatz oft bei großen Unternehmen mit umfangreichen Prozessen: sehr dicke Ausschreibungsunterlagen, die mit einer Ausschreibung/RFQ verschickt werden. Diese enthalten oft viele rechtliche Klauseln und manchmal auch kleinste Details. Das kann schon viele (geeignete) Spediteure und Logistikdienstleister abschrecken. Natürlich ist ein guter Vertrag wichtig, aber das kann man auch etwas später im Prozess machen, wenn es erst einmal Klick gemacht hat.
Umgekehrt: Heiraten Sie, ohne vorher genau geprüft zu haben, ob Sie zueinander passen, und ohne einige Grundregeln festzulegen? Bei KMUs gibt es manchmal kaum ein richtiges Ausschreibungsdokument, sondern es werden einfach Preise verlangt, und man beginnt auf der Basis von Vertrauen. Wenn man "zu wenig" verlangt oder dies nicht förmlich in einer Compliance-Liste festlegt, kann dies zu Unklarheiten im Betrieb und zu Fragen wie z. B. (Treibstoff-)Zuschlägen führen. So erleben wir oft, dass steigende Treibstoffpreise weitergegeben werden, sinkende aber nicht.
Unser Tipp: Fragen Sie, was Sie wirklich brauchen, um einen Träger zu finden, der zu Ihnen passt, nicht mehr und nicht weniger. Das Wesentliche lässt sich oft auf 10 Seiten abhandeln. Kleine Verlader können so klären und festhalten, was wichtig ist. Große Verlader vermeiden es, potenziell interessante Spediteure abzuschrecken, indem sie dicke Dokumente über den Zaun werfen und ihnen das Gefühl geben, "eine Nummer" zu sein. Das bringt uns direkt zum nächsten Punkt - die Beziehung!
Beziehung und Häufigkeit
Was könnte schlimmer sein, als den Ehevertrag bei einem Termin auf den Tisch zu legen? Diesen vorab per Post zu verschicken und dabei noch den Eindruck zu erwecken, man habe Dutzende von Partnern angeschrieben! Kostensenkungen stehen bei multinationalen Unternehmen fast ständig auf der Tagesordnung. Dies führt zu häufigen Ausschreibungen, bei denen sehr viele Parteien eingeladen werden, und dann auch noch an die info@-Adresse ohne Vorankündigung oder irgendeine Form des persönlichen Kontakts. Parteien werden schnell für kleine Kostenvorteile ausgetauscht, was dem Wort "Ausschreibung" einen negativen Beigeschmack verleiht. Dann wird beklagt, dass so wenig Angebote eingehen oder dass Sendungen im Betrieb nicht abgeholt werden. Zusätzliche Kosten, die an anderer Stelle im Betrieb entstehen oder durch falsche Logistikpartner zu unzufriedenen Kunden führen, werden oft nicht bis zur Quelle zurückverfolgt, weil sie in unterschiedlichen Abteilungen anfallen.
KMU hingegen legen oft großen Wert auf Beziehungen und arbeiten manchmal jahrzehntelang mit demselben Transporteur zusammen. Wunderbar natürlich, wenn es funktioniert und wenn es weiterhin passt. Aber es bleibt ein Geschäftsvorgang. Der Verlader wechselt, der Transporteur wechselt, der Markt wechselt. Wenn überhaupt ein Benchmark durchgeführt wird, dann oft ohne fundierte Marktkenntnisse über geeignete Logistikdienstleister und meist mit nur wenigen Parteien. So entsteht schnell der Eindruck, dass "alles in Ordnung" ist, obwohl dies bei weitem nicht immer der Fall ist. Auch eine starke Abhängigkeit von einem einzigen internen Spediteur kann zu einer hohen Abhängigkeit führen.
Unsere Tipps: Das Ziel eines Beschaffungsprozesses ist es nicht, den (Transport-)Preis zu wählen. Ein Beschaffungsprozess sollte darauf abzielen, eine gute und strukturelle Beziehung zu einer begrenzten Anzahl (aber vorzugsweise mehr als einem) von Transportunternehmen aufzubauen. Diese sollten zu Ihrem Sendungsprofil, Ihrem Serviceniveau und Ihrer "heutigen" Marktsituation passen. Multinationale Unternehmen sind besser beraten, wenn sie etwas mehr Energie in die richtige Auswahl der Anbieter stecken und diese durch persönliche Kontakte darauf vorbereiten. Sie werden dann mehr und besser geeignete Angebote erhalten. Kleine Unternehmen tun gut daran, ihre bestehenden Beziehungen zu den relevanten Marktteilnehmern regelmäßig zu überprüfen. Falls erforderlich, können sie Spezialisten für die Beschaffung von Verkehrsleistungen hinzuziehen, wenn sie selbst nicht über die entsprechenden Marktkenntnisse verfügen.
Marktkenntnisse und Daten
Große und kleine Verlader haben auch Gemeinsamkeiten. Sie tun beide gut daran, ihre Marktkenntnisse auf dem neuesten Stand zu halten, vor allem in der Zeit zwischen den Ausschreibungen. Wie in der übrigen Lieferkette beginnt die Organisation eines guten Transports damit, dass man ständig darauf achtet, was man braucht und wer es zu einem marktgerechten Preis liefern kann.
Hier stellen wir fest, dass sowohl multinationale Unternehmen als auch KMU oft keinen schnellen Zugriff auf gute Daten haben. Entweder sind sie kaum vorhanden (KMU, die oft nur Rechnungen von Spediteuren haben) oder sie sind über viele Niederlassungen und Systeme verteilt (multinationale Unternehmen). Eine gute Beschaffung beginnt nicht nur mit der Qualität, sondern auch mit einem guten Verständnis des Sendungsprofils und der aktuellen Kostenstruktur. Wo ist es zum Beispiel sinnvoll, Länder-/Regionalspezialisten oder Volumenspezialisten (Paket, Sammelgut, Teilladungen und FTL/FCL) einzuladen?
Ein Transportmanagementsystem kann dabei helfen, gute Daten zu erhalten, und mehr. Heutzutage gibt es niedrigschwellige Optionen für alle Arten von Unternehmen, die alle Daten auf Knopfdruck verfügbar machen. Wichtig ist auch, dass ein TMS über spezifische Transportfunktionen verfügt, die in Standard-ERP-Paketen oft fehlen, wie z. B. die Konsolidierung von Sendungen, die Verwaltung von Zuschlägen, die Rechnungskontrolle, die Beantragung von Spotraten, die Planung von Verladeterminen, den Druck von Etiketten usw.
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