Waarom zou een verlader de inkoop van wegtransport uitbesteden?

Grote multinationals kunnen, gezien hun grote vrachtbudgetten, vaak rechtvaardigen dat zij gespecialiseerde inkopers of managers voor transport in dienst hebben. Met de juiste softwaretoepassingen zijn zij in staat om transport effectief in te kopen en te beheren. Voor bedrijven waar dit niet het geval is, valt de verantwoordelijkheid voor transportinkoop vaak onder de logistiek manager of algemene inkopers. Juist dan zien we vaak suboptimale inkoopprocessen die leiden tot onnodig hoge transportkosten. Hieronder beschrijven we enkele van deze knelpunten.

Tijd

Voor veel bedrijven is het inkopen en beheren van transport geen fulltime taak. Meestal komt een inkoopproject, ook wel een tender genoemd, slechts eens in de paar jaar op de agenda. Het wordt dan een extra taak en voor de logistiek-/inkoopmanager kan het een flinke uitdaging zijn om dit in te passen in een toch al druk schema. Bepaalde fasen van het inkoopproces vergen veel tijd, terwijl er in andere fasen weinig tot niets te doen is. Deze variabiliteit in tijdsbesteding kan een reden zijn om een expert in te huren om piekbelasting op te vangen. Let erop dat deze flexibel inzetbaar is gedurende de looptijd van het project (vaak enkele maanden), en maak duidelijke afspraken over de tijdsbesteding.

Proceskennis

Omdat transportinkoop slechts sporadisch plaatsvindt, is het logisch dat er weinig tot geen proceskennis en ervaring wordt opgebouwd. Tijdens het inkoopproces moeten veel strategische beslissingen worden genomen, die vervolgens vertaald moeten worden naar volledige maar beknopte tenderdocumentatie. Verkeerde keuzes en onvolledige of juist te uitgebreide documentatie hebben direct invloed op kwaliteit, prijs en dus het inkoopresultaat. Daarnaast kan het resultaat zijn dat ontvangen offertes moeilijk vergelijkbaar zijn, wat vaak leidt tot aanzienlijke vertraging. Een specialist weet precies hoe het proces werkt en zorgt ervoor dat dit snel en effectief verloopt, zonder verrassingen achteraf.

Marktkennis

In 2021 telde Nederland 14.805 bedrijven met een vergunning voor beroepsgoederenvervoer over de weg. In de Europese Unie zijn dat er meer dan 600.000 (exacte cijfers voor 2021 zijn niet bekend), allemaal met verschillende netwerken, diensten, middelen, mensen en tarieven. Het is vanzelfsprekend onmogelijk om ze allemaal te kennen. Specialisten die dagelijks transport inkopen, zien echter veel logistieke dienstverleners, in tegenstelling tot “incidentele” inkopers. Op basis van data en ervaringen uit eerdere projecten kunnen zij daarom de meest geschikte partijen selecteren die voldoen aan de eisen van een tender. Deze kennis zorgt voor een efficiënt proces met een beperkt aantal geschikte aanbieders. Dit bespaart tijd, zorgt ervoor dat alle aanbieders een eerlijke kans krijgen en leidt vaak tot de meest competitieve marktprijs voor de gevraagde dienst.

Software

Voor het inkopen van wegtransport hebben inkopers goede software nodig. Het is noodzakelijk om complexe tarieftabellen met verschillende toeslagen, laadmeter- en volumeverhoudingen voor een zendingenprofiel te kunnen vertalen naar kosten. Dit stelt de inkopende partij in staat om een goed beeld te krijgen van welke dienstverlener(s) het beste ingezet kunnen worden en welke kostenvoordelen het gebruik van een groter aantal dienstverleners met zich meebrengt. Daarnaast moet de software in staat zijn om nauwkeurige feedback te genereren die deelnemende dienstverleners kunnen gebruiken om hun offertes in een volgende tender ronde te verbeteren. Vaak maken inkopers gebruik van “standaard” Excel-invultemplates om het proces zonder tools te vereenvoudigen. Zelfs verschillende tendersoftwarepakketten werken met een digitale template. Wij leggen uit waarom dit “funest” is en bijna altijd leidt tot hogere kosten.

Samenvatting

Om wegtransport effectief aan te besteden, hebben inkopers dus voldoende tijd/capaciteit, proceskennis, marktkennis en specifieke software nodig. Als een van deze aspecten ontbreekt, kan het verstandig zijn om externe ondersteuning te zoeken bij een expert met de juiste software. Overweegt u om een interim transportinkoper of interim tender specialist in te huren, …

Wilt u meer weten of van gedachten wisselen over uw inkoopproces? Neem gerust contact met ons op.