Beim Kauf von Verkehrsmitteln gibt es einige Fallstricke. In der nächsten Zeit werde ich auf einige von ihnen eingehen. Heute zeige ich, wie schnell Transportkäufer aus dem Ruder laufen, indem ich eine abgestufte Skala vorschreibe.
Die Beschaffung von Transportmitteln ist komplex! Und warum? Die Tarife sind durch riesige undurchsichtige Tariftabellen oft nicht transparent. Die oft großen Skalen, mit denen Lademeter und Kubikmeter in Kilogramm umgerechnet werden, und die Postleitzahlenzonen unterscheiden sich immer von Dienstleister zu Dienstleister. Für jeden Dienstleister, der an einer Ausschreibung teilnimmt, erhalten Sie eine weitere Tabelle für jede Kombination aus Land und Standort. Ganz zu schweigen von etwaigen (Treibstoff-)Zuschlägen, die sich ebenfalls auf den Tarif auswirken. Selbst der erfahrenste Unternehmensberater und/oder Excel-Spezialist würde sich daran lieber nicht die Hände verbrennen.
Die "Lösung", die von vielen Einkäufern im Verkehrsbereich und sogar von den meisten Online-Ausschreibungswerkzeugen/Beschaffungssoftwareprogrammen verwendet wird, besteht darin, dass wir eine feste Tabelle/Personalausstattung vorgeben und daraus eine Vorlage erstellen, die die teilnehmenden Dienstleister ausfüllen müssen! Denn wir können diese dann einfach(er) vergleichen. Ich nenne das gerne ein "Killing Template". Eine Vorlage, die auf der einen Seite dem Einkäufer Zeit spart. Die aber in vielen Fällen verhindert, dass im Nachhinein die wirklichen Stärken der Dienstleister zum Vorschein kommen, und so eimerweise Euros verschenkt. Lassen Sie mich das an einem einfachen Rechenbeispiel verdeutlichen:
Stellen Sie sich vor, wir schreiben einem Paar von Dienstleistern die unten stehende Vorlage vor. In diesem Beispiel geht es um etwa 40 kleinere Sendungen bis zu 500 Kilogramm. Wir haben daher eine Vorlage mit einer übersichtlichen Skala erstellt, die von 0 bis 500 Kilogramm in Schritten von 100 Kilogramm reicht. Um das Rechenbeispiel überschaubar zu halten, haben wir auf 1 Postleitzahl (Gebiet) und Gewichte bis 500 kg gezoomt, normalerweise sind die Skalen viel größer!
In diesem Beispiel erhalten wir von den beiden Dienstleistern die nachstehenden Tariftabellen als "bestes Angebot" zurück.
Dann nehmen wir unsere 40 Sendungen (der Einfachheit halber 2 Sendungen pro Gewichtsklasse) und setzen dahinter die Tarife, die aus den Tabellen stammen. Auf diese Weise übersetzen wir die Tarife der beiden Dienstleister in tatsächliche Kosten für das Sendungsprofil bzw. in genaue Entscheidungsinformationen.
Die Analyse zeigt, dass wir uns aufgrund des Preises für Dienstleister A entscheiden sollten (unter der Annahme, dass die Qualität und der Service beider Anbieter gleich sind). Die Durchführung der Sendungen mit Dienstleister A kostet 5 792 €, was 384 € (etwa 6%) billiger ist als bei Dienstleister B. Auf den ersten Blick könnte man denken: Gut gemacht, das war's, und für den Moment sind wir mit der umständlichen und zeitraubenden Ausschreibung für eine Weile fertig.
Stellen Sie sich nun aber vor, dass Anbieter A zufällig genau dieselbe Preisstruktur wie unsere Vorlage hat, Anbieter B aber normalerweise selbst eine andere Staffel mit kleineren Abstufungen verwendet. Oder einen Preis pro 100 kg, pro kg oder ein anderes Angebotsformat. Hätten wir Dienstleister B seine eigene Vorlage verwenden lassen, hätte die erhaltene Tabelle zum Beispiel so ausgesehen:
Wir sehen, dass die Tarife für die vorgeschriebenen Gewichtsklassen a bis e in beiden Angeboten genau gleich sind. Mit anderen Worten: Der Dienstleister B hat viel Zeit und Energie darauf verwendet, seine Sätze aus seiner eigenen Skala sauber in die vorgeschriebene Vorlage einzufügen (was meiner Erfahrung nach übrigens regelmäßig mit Fehlern verbunden ist). Wenn wir nun die Analyse noch einmal durchführen, wird die Analyse zeigen, warum die Vorgabe einer Vorlage "tödlich" ist. Wenn wir wieder die Kostenvoranschläge in Kosten umrechnen:
Stellen Sie sich nun vor, dass wir das Sendungsprofil nicht pro 100 kg kategorisieren, sondern das tatsächliche Gewicht der Sendungen anhand der Tabelle von Dienstleister A und der "eigenen detaillierten" Tabelle von Dienstleister B berechnen:
Logischerweise werden Dienstanbieter A genau die gleichen Kosten in Rechnung gestellt, nämlich die 5 792 €. Dienstanbieter B, der seine eigene Stufe verwendet, kommt auf 5 620 € und ist nun plötzlich fast 3% billiger als Dienstanbieter A statt 6% teurer!
Die Vorgabe einer Skala in einer Vorlage war "tödlich"! Die Stärken von Dienstleister B kamen nicht gut zur Geltung. Aufgrund der von Anbieter B vorgeschriebenen Vorlage war fast 10% teurer als es für Ihr Sendungsprofil hätte sein können. So wird das Ergebnis des Beschaffungsprozesses suboptimal, was zu falschen Entscheidungen führt.
Dies ist keine theoretische Geschichte; bei jedem Projekt, das wir betreuen sollen, sehen wir Unterschiede in der Personalausstattung. In diesem Beispiel geht es nur um die Gewichtseinteilung, aber auch die Postleitzahleneinteilung ist oft unterschiedlich, und feste Vorlagen filtern manchmal ungewollt die (regionalen) Stärken von Dienstleistern heraus. Fazit: Die Abfrage in "eigenen Vorlagen", (die die meisten Softwareanbieter ermöglichen) spart oft viele Prozent und ist daher einfach "Killing"! Zudem verursacht es unnötige Arbeit und Fehler auf Seiten der Dienstleister.
Schließlich geht man ja auch zum Friseur, um sich die Haare schneiden zu lassen, weil der besser schneiden kann als man selbst. Für die Transportbeschaffung ist es klug, zu einem Spezialisten zu gehen, der über eine Analysesoftware verfügt, die die Stärken von Dienstleistern in ihr eigenes Format einbeziehen kann!
Es gibt noch viele weitere Fallstricke und Möglichkeiten bei der Organisation und Verwaltung des Verkehrs, dazu später mehr.
