Beim Kauf von Transportmitteln gibt es einige Fallstricke. In der nächsten Zeit werde ich einige von ihnen beleuchten. Heute zeige ich Ihnen, wie schnell Transportkäufer aus dem Ruder laufen, indem ich eine abgestufte Skala vorschreibe.
Transportbeschaffung ist komplex! Und warum? Die Tarife sind aufgrund der riesigen undurchsichtigen Tariftabellen oft nicht transparent. Die oft großen Skalen, die zur Umrechnung von Lademetern und Kubikmetern in Kilogramm verwendet werden, und die Postleitzahlenzonen sind für jeden Dienstleister immer unterschiedlich. Für jeden Dienstleister, der an einer Ausschreibung teilnimmt, erhalten Sie eine weitere Tabelle für jede Kombination aus Land und Standort. Ganz zu schweigen von etwaigen (Treibstoff-)Zuschlägen, die sich ebenfalls auf den Tarif auswirken. Selbst der erfahrenste Unternehmensberater und/oder Excel-Spezialist würde sich daran lieber nicht die Hände verbrennen.
Die “Lösung”, die viele Transporteinkäufer und sogar die meisten Online-Ausschreibungs-Tools / Beschaffungssoftware-Programme anwenden: Wir geben eine feste Tabelle/Schritt vor und erstellen daraus eine Vorlage, die die beteiligten Dienstleister ausfüllen müssen! Denn dann können wir diese leicht(er) vergleichen. Ich nenne das gerne eine “Tötungsvorlage”. Eine Vorlage, die dem Käufer Zeit spart. Die aber in vielen Fällen verhindert, dass die wirklichen Stärken der Dienstleister am hinteren Ende zum Vorschein kommen, wodurch eimerweise Euros verschenkt werden. Lassen Sie mich dies anhand eines einfachen Rechenbeispiels veranschaulichen:
Stellen Sie sich vor, wir schreiben einem Paar von Dienstleistern die unten stehende Vorlage vor. In diesem Beispiel geht es um etwa 40 kleinere Sendungen von bis zu 500 kg. Wir haben daher eine Vorlage mit einer übersichtlichen Skala erstellt, die von 0 bis 500 Kilogramm in Schritten von 100 Kilogramm reicht. Um das Berechnungsbeispiel überschaubar zu halten, haben wir auf 1 Postleitzahl (Gebiet) und Gewichte bis zu 500 kg gezoomt, normalerweise sind die Skalen viel größer!
In diesem Beispiel erhalten wir die unten stehenden Tariftabellen von beiden Anbietern als “bestes Angebot” zurück.
Dann nehmen wir unsere 40 Sendungen (der Einfachheit halber 2 Sendungen pro Gewichtsklasse) und setzen die Tarife aus den Tabellen dahinter. Auf diese Weise übersetzen wir die Tarife der beiden Dienstleister in tatsächliche Kosten für das Sendungsprofil bzw. in genaue Entscheidungsinformationen.
Die Analyse zeigt, dass wir uns aufgrund des Preises für Dienstleister A entscheiden sollten (unter der Annahme, dass die Qualität und der Service beider Spediteure gleich sind). Der Versand mit Dienstleister A kostet 5.792 € und ist damit 384 € (ca. 6 %) billiger als mit Dienstleister B. Auf den ersten Blick könnten Sie denken: Gut gemacht, das war’s und für den Moment sind wir mit der mühsamen und zeitraubenden Ausschreibung für eine Weile fertig.
Aber nun stellen Sie sich vor, dass Anbieter A zufällig genau die gleiche Tarifstruktur wie unsere Vorlage hat, Anbieter B selbst aber normalerweise eine andere Staffel mit kleineren Schritten verwendet. Oder einen Preis pro 100 kg, pro kg oder ein anderes Angebotsformat. Hätten wir Dienstleister B seine eigene Vorlage verwenden lassen, hätte die erhaltene Tabelle zum Beispiel so ausgesehen:
Wir sehen, dass für die vorgeschriebenen Gewichtsklassen a bis e in beiden Angeboten genau die gleichen Preise angegeben sind. Mit anderen Worten: Dienstleister B hat viel Zeit und Energie darauf verwendet, seine Tarife aus seiner eigenen Tabelle in die vorgeschriebene Vorlage einzufügen (was meiner Erfahrung nach übrigens regelmäßig mit Fehlern verbunden ist). Wenn wir nun die Analyse noch einmal durchführen, wird die Analyse zeigen, warum das Vorschreiben einer Vorlage “tödlich” ist. Wenn wir die Kostenvoranschläge erneut in Kosten umrechnen:
Stellen Sie sich nun vor, dass wir das Sendungsprofil nicht mehr nach 100 kg kategorisieren, sondern das tatsächliche Gewicht der Sendungen anhand der Tabelle von Dienstleister A und der “eigenen detaillierten” Tabelle von Dienstleister B berechnen. Dann sieht das Kostenbild so aus:
Logischerweise werden für Dienstleister A genau die gleichen Kosten weitergegeben, nämlich die 5.792 €. Dienstleister B, der seine eigene Stufentabelle verwendet, kommt auf 5.620 € und ist nun plötzlich fast 3 % billiger als Dienstleister A, statt 6 % teurer!
Die Vorgabe einer Stufentabelle in einer Vorlage ist “tödlich” gewesen! Die Stärken von Dienstleister B kamen nicht gut zur Geltung. Aufgrund der vorgeschriebenen Vorlage war Dienstleister B fast 10% teurer als er für Ihr Aufgabenprofil hätte sein können. So wird das Ergebnis des Beschaffungsprozesses suboptimal und führt zu falschen Entscheidungen.
Dies ist keine theoretische Geschichte, bei jedem Projekt, das wir bearbeiten dürfen, sehen wir Unterschiede in den Ebenen. In diesem Beispiel geht es nur um die Gewichtseinteilung, aber auch die Postleitzahleneinteilung ist oft unterschiedlich, und selbst dort filtern feste Vorlagen manchmal ungewollt die (regionalen) Stärken von Dienstleistern heraus. Fazit: Die Abfrage in ‘eigenen Vorlagen’ (die die meisten Softwareanbieter ermöglichen) spart oft viele Prozente und ist daher einfach “Killing”! Darüber hinaus verursacht es unnötige Arbeit und Fehler auf Seiten der Dienstleister.
Schließlich gehen Sie ja auch zum Friseur, um sich die Haare schneiden zu lassen, weil er besser schneiden kann als Sie selbst. Für die Transportbeschaffung ist es sinnvoll, zu einem Spezialisten mit Analysesoftware zu gehen, der die Stärken der Dienstleister in sein eigenes Format einfließen lassen kann!
Es gibt noch viele weitere Fallstricke und Chancen bei der Organisation und Verwaltung von Transporten, dazu später mehr.
