Im Laufe der Jahre hat Transinnovate eine Vielzahl von Verladern bei der Beschaffung, Organisation und Optimierung von Transporten unterstützt. Wir waren in vielen Sektoren tätig, von Metallen über Chemikalien und Pharmazeutika bis hin zu Lebensmitteln. Wir haben auch Unternehmen unterstützt, die von KMU mit Frachtkosten in Höhe von 100 000 Euro bis hin zu multinationalen Unternehmen mit Transportkosten in Millionenhöhe reichen. Uns ist aufgefallen, dass große und kleine Unternehmen viel voneinander lernen können. In diesem Blog stellen wir einige Tipps vor und freuen uns, unser Wissen und unsere Erfahrung weiterzugeben.
Anforderungspaket
Legen Sie sofort nach dem ersten Date einen Ehevertrag auf den Tisch, der Kennzahlen und eine Ausstiegsstrategie für den Fall enthält, dass es nicht klappt, und sagen Sie Ihren Namen? Die Chancen stehen gut, dass Ihr (Traum-)Partner Sie sofort verlässt. Bei großen Unternehmen mit ausgefeilten Prozessen sehen wir jedoch oft einen solchen Ansatz: sehr dicke Ausschreibungsunterlagen, die mit einer Ausschreibung/RFQ verschickt werden. Diese enthalten oft viele rechtliche Klauseln und manchmal die kleinsten Details. Dies kann bereits viele (geeignete) Spediteure und Logistikdienstleister abschrecken. Natürlich ist ein guter Vertrag wichtig, aber der kann erst etwas später im Prozess entstehen, wenn es zum ersten Klick kommt.
Würden Sie umgekehrt heiraten, ohne vorher zu testen, ob Sie zueinander passen, und ohne einige Regeln aufzustellen? Bei KMU gibt es manchmal kaum ein gutes Ausschreibungsdokument, und die Preise werden einfach angefordert, und die Arbeit wird auf der Grundlage von Vertrauen erledigt. Wenn man "zu wenig" verlangt oder dies nicht formell in einer Compliance-Liste festhält, kann es zu Unklarheiten im Betrieb und über Dinge wie (Treibstoff-)Zuschläge kommen. Wir sehen oft, dass steigende Kraftstoffpreise weitergegeben werden, sinkende Preise jedoch nicht.
Unser Tipp: Fragen Sie nach dem, was Sie wirklich brauchen, um einen Träger zu finden, der zu Ihnen passt, nicht mehr und nicht weniger. Die Essenz kann oft innerhalb von 10 Seiten liegen. Kleine Verlader können so Klarheit schaffen und festhalten, was wichtig ist. Große Verlader verhindern, dass sie potenziell interessante Spediteure abschrecken, indem sie ihnen dicke Unterlagen hinschmeißen und ihnen das Gefühl geben, eine Nummer zu sein. Das bringt uns direkt zum nächsten Punkt: die Beziehung!
Beziehung und Häufigkeit
Was ist schlimmer, als den Ehevertrag bei einer Verabredung festzulegen? Ihn vorher per Post zu verschicken und den Eindruck zu erwecken, man habe sich an Dutzende von Partnern gewandt! Kostensenkungen stehen bei multinationalen Unternehmen fast immer auf der Tagesordnung. Dies führt zu häufigen Ausschreibungen, bei denen viele Parteien eingeladen werden, und dann an die info@-Adresse ohne vorherige Ankündigung oder irgendeine Form des persönlichen Kontakts. Für geringe Kostenvorteile werden die Parteien schnell gewechselt, was dem Wort "Ausschreibung" einen negativen Beigeschmack verleiht. Dann wird darüber geklagt, dass so wenig Angebote eingehen oder dass die Sendungen im Betrieb nicht abgeholt werden. Mehrkosten, die an anderer Stelle im Betrieb entstehen oder durch falsche Logistikpartner zu unzufriedenen Kunden führen, werden oft nicht bis zur Quelle zurückverfolgt, weil sie in andere Abteilungen fallen.
KMU hingegen legen oft großen Wert auf Beziehungen und arbeiten manchmal schon seit Jahrzehnten mit demselben Anbieter zusammen. Schön natürlich, wenn es funktioniert und weiterhin passt. Aber es bleibt ein Geschäftsvorgang. Der Verlader wechselt, der Frachtführer wechselt, der Markt wechselt. Wenn ein Benchmark durchgeführt wird, dann oft ohne richtige Marktkenntnis über geeignete Logistikdienstleister und meist nur mit wenigen Parteien. So entsteht schnell der Eindruck, dass "alles gut ist", was nicht immer der Fall ist. Eine starke Abhängigkeit von einem einzigen internen Spediteur kann ebenfalls zu einer großen Abhängigkeit führen.
Das Ziel eines Beschaffungsprozesses besteht nicht unbedingt darin, den Anbieter zu wechseln oder ausschließlich nach dem (Transport-)Preis auszuwählen. Das Ziel sollte darin bestehen, eine gute und dauerhafte Beziehung zu einer begrenzten Anzahl von Spediteuren (vorzugsweise mehr als einem) aufzubauen, die Ihrem Transportprofil, Ihrem Serviceniveau und der aktuellen Marktsituation entsprechen. Multinationale Unternehmen sollten mehr Energie in die Auswahl der Parteien investieren, die sie zu einer Ausschreibung einladen, und sie durch persönliche Kontakte vorbereiten. Auf diese Weise werden sie mehr und besser passende Angebote erhalten. Kleine Unternehmen sollten in regelmäßigen Abständen ihre bestehenden Beziehungen zu den relevanten Marktteilnehmern vergleichen. Wenn es ihnen an Marktkenntnis mangelt, können sie Spezialisten für die Transportbeschaffung hinzuziehen.
Marktkenntnisse und Daten
Sowohl große als auch kleine Verlader sollten ihre Marktkenntnisse auf dem neuesten Stand halten, insbesondere zwischen den Ausschreibungen. Wie beim Rest der Lieferkette beginnt die Organisation des Transports damit, dass man ständig darauf achtet, was man braucht und wer es zu einem wettbewerbsfähigen Preis liefern kann. Wir stellen fest, dass sowohl multinationale Unternehmen als auch KMU oft Schwierigkeiten haben, schnell an gute Daten zu gelangen. Entweder gibt es nur wenige Daten (KMU, die oft nur über Rechnungen von Spediteuren verfügen), oder sie sind über viele Niederlassungen und Systeme verstreut (multinationale Unternehmen). Neben der Qualität beginnt eine gute Beschaffung mit einem guten Verständnis des Versandprofils und der aktuellen Kostenstruktur. Wo ist es zum Beispiel sinnvoll, Länder-/Regionalspezialisten oder Volumenspezialisten (Pakete, Sammelgut, Teilladungen und FTL/FCL) einzuladen?
A Verkehrsmanagementsystem kann helfen, gute Daten und mehr zu erhalten. Heutzutage gibt es niedrigschwellige Optionen für alle Arten von Unternehmen, um alle Daten mit einem Mausklick verfügbar zu haben. Darüber hinaus ist es entscheidend, dass ein TMS über spezifische Transportfunktionen verfügt, die in Standard-ERP-Systemen oft fehlen, wie z. B. die Konsolidierung von Sendungen, die Verwaltung von Zuschlägen, die Rechnungsprüfung, die Anforderung von Spot-Tarifen, die Verladedisposition, den Druck von Etiketten usw.
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