Dat klinkt als een vreemde combinatie, en dat is het ook. Toch zie ik dit veel, figuurlijk gesproken natuurlijk. Er zijn twee varianten. De eerste is het verkeerde hout hakken tot je bijl bot is, omdat het (re)organiseren van vracht wordt uitgesteld of zelfs helemaal vergeten. De tweede variant is het inkopen zoals wildhakken met een botte bijl, wat leidt tot een slecht resultaat en een slechte relatie.

Variant 1: Uitstellen van het slijpen van je bijl

Vracht is niet het primaire proces voor verladers. Het is echter 100% essentieel voor de klanttevredenheid en kan een serieuze kostenpost vormen. Toch besteden veel verladers veel meer aandacht en investeringen aan hun primaire proces, zonder dat zij de vracht de aandacht geven die het verdient. Er is altijd wel een excuus waarom ‘het nu geen goed moment is’ en ‘de vracht is geregeld’. Ja, het is geregeld, maar niemand kijkt of het nog goed geregeld is. Uw bedrijf verandert, uw klantenbestand verandert, uw logistieke dienstverleners en hun netwerk veranderen en de transportmarkt in het algemeen verandert. Niemand houdt deze geleidelijke veranderingen in de gaten en de meeste aandacht wordt besteed aan het oplossen van individuele verzendproblemen. Kortom, mensen zijn zo druk bezig met het hakken van alles wat zich voor hun ogen bevindt, met hun bijl, en niemand neemt de tijd om de bijl te slijpen. Hierdoor gaat de meeste winst uit het verbeteren van het primaire proces deels verloren in een suboptimale logistiek, maar niemand merkt dat de bijl niet meer scherp is.

Variant 2: De botte bijl

Er is een reden dat veel logistiek dienstverleners niet van aanbestedingen houden. Vaak moeten ze concurreren met een te groot aantal concurrenten, waardoor ze heroverwegen hoeveel moeite ze willen besteden aan de RFP van de verlader, als de kans op succes laag is. Ook zijn zij vaak genoodzaakt hun tarieven aan te leveren in een voorgeschreven Excel-formaat dat afwijkt van het hunne. Door het ontbreken van de juiste analysetools is dit voor inkoop de gemakkelijke uitweg naar het vergelijken van tarieftabellen. Het resultaat is dat hierdoor vaak de sterke punten qua volume of regio van de verschillende dienstverleners teniet worden gedaan, naast de extra tijd die de dienstverleners moeten besteden aan het vertalen van hun tabellen naar het voorgeschreven formaat. En als de dienstverleners toch besluiten hun tijd en moeite aan een aanbesteding te besteden, krijgen ze vaak geen goede feedback tussen de rondes door of worden ze niet geselecteerd. Als ze wel worden geselecteerd, bestaat de kans dat de inkoop elk mogelijk percentage eruit probeert te persen. Deze praktijken schrikken veel goede dienstverleners af en zijn doorgaans geen goede basis voor een langdurige samenwerking.

Het probleem en de oplossing

Beide hierboven beschreven problemen zijn het gevolg van een gebrek aan tijd en goed gereedschap. Het goed organiseren van de vracht kost tijd, maar levert altijd resultaat op in klanttevredenheid, een naadloze aansluiting op uw overige activiteiten en een gezonde marge. Om het goed te doen, moet je de onderstaande 10 stappen volgen.

• Identificeer wat echt nodig is op het gebied van kwaliteit, service, verzendprofiel en uw activiteiten. Identificeer de ‘must haves’ en ‘nice to haves’.
• Voer een goede voorselectie uit van een redelijk aantal logistieke dienstverleners die aansluiten bij uw wensen.
• Vraag offertes aan op basis van wat nodig is. Laat de bieders hun eigen volume-/postcodezones gebruiken. Wees transparant over hoe u de winnende bieders selecteert.
• Identificeer de kwaliteitsverschillen tussen de ontvangen aanbiedingen.
• Vertaal de ontvangen tarieftabellen naar (jaarlijkse) kosten voor uw verzendprofiel. Gebruik indien nodig speciale aanbestedingstools.
• Vergelijk kosten en kwaliteit en maak eventueel een shortlist voor een volgende aanbestedingsronde
• Geef gedetailleerde (en eerlijke) feedback over kwaliteit en kosten, zodat de bieders weten hoe ze hun bod het beste kunnen verbeteren
• Bepaal de optimale basisallocatie van uw verzendprofiel over (een doorgaans mix van) dienstverleners. Niemand is goed in alles. Maar zorg ervoor dat het toe te wijzen bedrijf de moeite waard is voor de dienstverleners.
• Ontmoet de geselecteerde dienstverleners vóór de gunning van het contract om de verwachtingen te bespreken. Regel indien nodig een aantal proefzendingen. Kus voordat je trouwt.
• Beheer de operatie zoals afgesproken en maak vooraf afspraken over het proces en de frequentie. Spreek ook af hoe u verbeteringen doorvoert en hoe u met klachten omgaat. Controleer de toewijzing van individuele zendingen ten opzichte van uw basislijn.

Tijd is geld, maar als u niet de tijd neemt om dingen tijdig en goed te doen, kan dit nog meer geld kosten. Als je effectief wilt blijven, moet je de tijd nemen om je bijl te slijpen. Je hoeft dit niet allemaal zelf te doen. Voor uw boekhouding zijn er accountants en ook voor de inkoop van vracht zijn er specialisten met de juiste tooling en relevante en actuele kennis van de markt. Dergelijke specialisten kunnen u ontzorgen en ervoor zorgen dat uw bijl scherp blijft terwijl u door kunt hakken.