Grote multinationals kunnen gezien hun grote transportbudgetten vaak wel verantwoorden om gespecialiseerde transport inkopers of managers in dienst te hebben. Met de juiste softwareapplicaties zijn ze goed in staat om transport in te kopen en te managen. Voor bedrijven waar dit niet het geval is valt deze verantwoordelijkheid vaak onder de logistiek manager of generieke inkopers. Juist dan zien wij regelmatig suboptimale inkoopprocessen welke leiden tot onnodig hoge transportkosten. Wij beschrijven een aantal oorzaken.
Tijd
Voor veel bedrijven is het inkopen en managen van transport geen fulltime bezigheid. Meestal komt een inkoopproject ook wel tender genoemd eens in de zoveel jaar op de agenda. Het komt er dan als extra taak bij, het is voor de logistiek/inkoop verantwoordelijke dan vaak een hels karwei om dit in de drukke agenda in te passen. In bepaalde fasen van een inkooptraject is namelijk heel veel tijd nodig en in andere fasen is juist vrij weinig tot niets te doen. De variabiliteit in tijdsbesteding kan dus een reden zijn om een expert in te huren, om pieken op te vangen. Let op dat deze over de duur van een project (vaak enkele maanden) op basis van flexibele uren inzetbaar is en maak van tevoren goede afspraken over de tijdsbesteding.
Proceskennis
Omdat inkopen van transport dan maar heel sporadisch voor komt, bouwt men logischerwijs weinig tot geen proceskennis en -ervaring op. Er zijn tijdens het inkopen van transport veel strategische keuzes welke vervolgens vertaald dienen te worden naar complete, maar kort en bondige tenderdocumentatie. Verkeerde keuzes en gebrekkige of juist overcomplete documentatie hebben direct impact op kwaliteit, prijs en daarmee het inkoopresultaat. Daarnaast kan het effect zijn dat de ontvangen offertes lastig te vergelijken zijn, wat vaak tot enorme vertragingen leidt. Een specialist weet precies hoe de spreekwoordelijke hazen lopen en zal borgen dat het proces snel en effectief verloopt, zonder verrassingen achteraf.
Marktkennis
Ingaande 2021 telde Nederland 14.805 bedrijven met een vergunning beroepsgoederenvervoer over de weg. In de Europese Unie zijn dit er meer dan 600.000 (exacte cijfers niet bekend voor 2021). Allemaal met verschillende netwerken, diensten, materiaal, mensen en tarieven. Het is uiteraard onmogelijk om ze allemaal te kennen. Maar specialisten die dagelijks inkopen zien heel veel logistieke dienstverleners voorbijkomen in tegenstelling tot “gelegenheid” inkopers. Daarom kunnen specialisten op basis van data en ervaringen uit voorgaande trajecten veel beter partijen selecteren die aansluiten bij de wensen van een tender. Deze kennis zorgt voor een effectief proces met een beperkt aantal passende aanbieders. Dat spaart tijd, zorgt ervoor dat alle aanbieders ook echt een goede kans maken, en leidt vaak tot de meest competitieve marktprijs voor de gevraagde service.
Software
Om wegtransport in te kopen hebben inkopers goede software nodig. Het is noodzakelijk om complexe tarieftabellen met verschillende toeslagen, laadmeter- en volumesleutels, voor een zending profiel te kunnen vertalen naar kosten. Dit zodat de inkopende partij goed inzicht krijgt waar welke dienstverlener(s) het best ingezet kunnen worden en wat voor kostenvoordelen het inzetten van een oplopend aantal dienstverleners heeft. Daarnaast zal de software accurate feedback moeten kunnen generen welke de deelnemende dienstverleners weer kunnen gebruiken om hun offertes goed aan te scherpen in een volgende tenderronde. Vaak gebruiken inkopers zonder tools ‘standaard’ Excel invul-templates om het proces te simplificeren. Zelfs diverse tender-softwarepakketten werken met een digitale template. Waarom dit “killing” is en dit vrijwel altijd kostenverhogend werkt, leggen wij hier uit.
Samenvattend
Om wegtransport goed te kunnen tenderen hebben inkopers dus nodig: voldoende tijd/capaciteit, proceskennis, marktkennis en specifieke software. Wanneer het aan één van deze aspecten ontbreekt is het wellicht verstandig om een externe expert met de juiste software om ondersteuning te vragen. Wanneer u overweegt om een interim transport inkoper of interim transport tender opdracht uit te zetten, denk dan vooral nog eens aan bovenstaande eisen die nodig zijn om goed transport in te kopen.
Wil u meer weten of eens vrijblijvend sparren over uw inkoopproces? Neem dan gerust eens contact met ons op.
